Co to jest nota odsetkowa? Zasady i przykłady 2025

Nota odsetkowa to prosty dokument, który pozwala naliczyć i dochodzić odsetek za nieterminową płatność. Choć nie ma jednego urzędowego wzoru, warto wiedzieć, jak ją poprawnie wystawić i zaksięgować – zwłaszcza w pełnej księgowości. W artykule wyjaśniamy zasady jej sporządzania, podstawę prawną oraz najczęstsze problemy praktyczne.

Co to jest nota odsetkowa i kiedy się ją wystawia?

Nota odsetkowa to dokument, który informuje dłużnika o należnych odsetkach za opóźnienie w zapłacie. W przeciwieństwie do faktury nie dokumentuje wykonania usługi czy sprzedaży towaru – służy jedynie do wykazania roszczenia z tytułu opóźnienia w zapłacie.

W praktyce notę odsetkową wystawia się:

• po upływie terminu płatności faktury,
  
• gdy druga strona nie zapłaciła w terminie i nie poinformowała o powodach zwłoki,
  
• niezależnie od tego, czy umowa zawiera zapis o odsetkach.
  

Uwaga: do naliczenia odsetek nie potrzeba uprzedniego uzgodnienia z kontrahentem. Uprawnienie to wynika z przepisów prawa.

Nota odsetkowa – podstawa prawna

Zasady naliczania odsetek regulują przede wszystkim:

• Kodeks cywilny – art. 481 § 1 i 2,
• Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (w przypadku B2B).
  

Wyróżniamy:

• odsetki ustawowe za opóźnienie (obowiązujące w relacjach konsumenckich),
• odsetki ustawowe w transakcjach handlowych (między firmami).
  

Ich wysokość zmienia się w zależności od stóp procentowych i jest publikowana na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Jak wystawić notę odsetkową krok po kroku?

Sporządzenie noty odsetkowej nie wymaga skomplikowanego programu księgowego. Można ją przygotować nawet w edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym.

W dokumencie powinny znaleźć się:

1. Data wystawienia oraz dane wierzyciela i dłużnika,
   
2. Numer noty (dla porządku w dokumentacji),
   
3. Oznaczenie faktury, której dotyczy opóźnienie,
   
4. Termin zapłaty faktury oraz faktyczna data zapłaty lub informacja o jej braku,
   
5. Okres, za który naliczono odsetki (np. 01.01.2025–20.01.2025),
   
6. Wysokość stopy odsetek (np. 11,25%),
   
7. Kwota odsetek oraz ostateczna suma do zapłaty,
   
8. Podstawa prawna naliczenia odsetek.
   

Na końcu warto dodać informację o numerze konta i terminie zapłaty.

Jak obliczyć kwotę odsetek na nocie?

Możesz to zrobić na dwa sposoby:

• Samodzielnie, według wzoru:
  

kwota zaległości × liczba dni opóźnienia × wysokość odsetek rocznych / 365

• Za pomocą kalkulatora online – wiele z nich uwzględnia aktualne stopy procentowe i rodzaj odsetek (ustawowe, handlowe, kapitałowe).
  

Jak zaksięgować notę odsetkową w pełnej księgowości?

Odsetki ujmuje się na koncie „pozostałe przychody operacyjne” (np. 760 w planie kont). W księgach notę można zaksięgować dopiero wtedy, gdy istnieje realna możliwość jej zapłaty – np. po potwierdzeniu przez kontrahenta lub faktycznym wpływie. Jeśli kontrahent nie zapłaci, noty nie ujmuje się jako przychodu należnego.

Czy nota odsetkowa jest kosztem uzyskania przychodu?

Nie, nota odsetkowa nie jest kosztem dla wystawiającego (wierzyciela), a nie stanowi automatycznie kosztu podatkowego dla dłużnika. Może być kosztem tylko wtedy, gdy zapłata odsetek jest faktyczna i związana z prowadzoną działalnością.

Korekta noty odsetkowej – kiedy i jak ją sporządzić?

Korektę sporządzamy, jeśli:

• zmieniła się wysokość odsetek (np. dłużnik zapłacił część należności),
  
• popełniono błąd w obliczeniach lub danych,
  
• uzgodniono z dłużnikiem inne warunki płatności.
  

W korekcie należy jasno wskazać pierwotną notę i podkreślić, co zostało zmienione. Forma nie jest ściśle określona – może to być nowy dokument zatytułowany np. „Korekta noty odsetkowej nr…”.

Podsumowanie – co warto zapamiętać?

Nota odsetkowa to praktyczne narzędzie, które pomaga dochodzić swoich należności w sposób uporządkowany i zgodny z prawem. Nie wymaga skomplikowanych formalności, ale warto znać podstawy jej poprawnego wystawienia i księgowania.

Jeśli regularnie współpracujesz z kontrahentami, którzy spóźniają się z płatnościami, znajomość zasad not odsetkowych może znacznie ułatwić prowadzenie firmy.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy nota odsetkowa jest obowiązkowa?

Nie, ale pozwala formalnie wezwać do zapłaty odsetek. Może być pomocna w dalszym dochodzeniu należności, np. w windykacji.

Czy można doliczyć odsetki bez wcześniejszego uzgodnienia z kontrahentem?

Tak. Odsetki ustawowe przysługują automatycznie za każde opóźnienie, nawet jeśli nie zostały zapisane w umowie.

Czy można wystawić notę odsetkową do osoby fizycznej?

Tak, ale należy wtedy stosować odsetki ustawowe za opóźnienie (niehandlowe) i zadbać o odpowiedni ton oraz podstawę prawną.

Czy trzeba doliczać VAT do noty odsetkowej?

Nie. Nota odsetkowa nie podlega VAT – odsetki nie są traktowane jako wynagrodzenie za usługę.

Co jeśli dłużnik nie zapłaci noty?

Możesz wezwać go do zapłaty, a następnie rozważyć dochodzenie należności na drodze sądowej. Jednak brak zapłaty nie oznacza obowiązku korekty noty.

Maja Białas

Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.