Dofinansowanie na szkolenia pracowników – jak je zdobyć i rozliczyć?
Inwestowanie w rozwój kadry to jeden z najlepszych sposobów na wzmocnienie firmy i zwiększenie jej konkurencyjności. W 2025 roku wciąż dostępne są różne formy wsparcia finansowego, dzięki którym możesz przeszkolić swoich pracowników znacznie niższym kosztem. Jak zdobyć dofinansowanie na szkolenia pracowników i jak je później rozliczyć? Oto praktyczny przewodnik z przykładami i wskazówkami, które pomogą uniknąć błędów.
Jakie są możliwości dofinansowania szkoleń pracowników?
Najpopularniejsze źródła wsparcia to:
- Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS 2025) – środki z Funduszu Pracy pozwalają sfinansować szkolenia dla pracowników i samego pracodawcy nawet do 80% wartości. To dobry wybór dla firm chcących podnieść kwalifikacje zespołu w związku z rozwojem technologicznym czy zmianami prawa.
- Bazy usług rozwojowych (BUR) – czyli szkolenia z dofinansowaniem w ramach funduszy unijnych i regionalnych programów. Często dofinansowanie sięga tu aż 50-80% wartości usługi, a sam wybór szkoleń jest bardzo szeroki.
- Dotacje na szkolenia 2025 z programów unijnych, takich jak Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego czy regionalne działania RPO. Pozwalają one finansować większe projekty rozwojowe, w tym cykle szkoleń lub mentoring dla pracowników.
- Lokalne programy organizowane przez urzędy pracy czy izby gospodarcze, które w swoich budżetach często mają dedykowane środki na podnoszenie kwalifikacji w sektorach strategicznych.
Dzięki temu możesz uzyskać refundację szkoleń nawet w wysokości 80-100% kosztów, co znacząco odciąża firmowy budżet.
Dlaczego warto inwestować w szkolenia z dofinansowaniem?
Dofinansowane kursy to nie tylko oszczędność w firmowym budżecie. Szkolenia zwiększają lojalność pracowników, zmniejszają rotację kadry i ograniczają koszty przyszłej rekrutacji. Dodatkowo, rozwój kompetencji w zespole często bezpośrednio przekłada się na wzrost jakości usług, a co za tym idzie — na wyższe zyski firmy. Pracownicy chętniej angażują się w projekty, jeśli widzą, że firma inwestuje w ich rozwój i przyszłość.
Jak uzyskać dofinansowanie na szkolenie?
- Zacznij od zdiagnozowania potrzeb – określ, jakie kompetencje są kluczowe dla Twojej firmy. Może potrzebujesz przeszkolić handlowców w nowych technikach sprzedaży albo pracowników produkcji w obsłudze nowoczesnych maszyn?
- Sprawdź dostępne programy w urzędzie pracy, na stronach wojewódzkich urzędów pracy, PARP czy w systemie BUR. Warto przejrzeć harmonogramy naborów, bo środki często rozchodzą się szybko.
- Przygotuj wniosek – to dokument, w którym opisujesz swoją firmę, liczbę osób do przeszkolenia, cele projektu i zakładane efekty. Im lepiej opiszesz korzyści, tym większa szansa na pozytywną decyzję.
- Podpisz umowę o dofinansowanie, w której określone są szczegóły zwrotu kosztów i obowiązki firmy (np. termin złożenia rozliczenia).
Najłatwiejsze w obsłudze są szkolenia z dofinansowaniem w ramach BUR, gdzie wiele formalności bierze na siebie operator i gdzie można szybko wybrać gotowe szkolenie dopasowane do potrzeb firmy.
Sprawdź również: Kredyt pomostowy dla firm. Czym jest i kiedy warto z niego skorzystać?
Kiedy warto skorzystać z KFS?
Krajowy Fundusz Szkoleniowy w 2025 roku wciąż finansuje szkolenia zawodowe, językowe, kursy obsługi maszyn czy studia podyplomowe. To dobre rozwiązanie dla firm chcących nadążać za zmieniającymi się wymaganiami rynku. KFS wspiera szczególnie te branże, które mierzą się z szybkim postępem technologicznym, np. przemysł, logistyka czy IT.
Wnioski o KFS składa się w powiatowych urzędach pracy. Należy pamiętać, że nabory trwają tylko do wyczerpania budżetu, dlatego dobrze wcześniej zebrać potrzebne dokumenty i obserwować ogłoszenia na stronach PUP.
Jak rozliczyć dotację na szkolenia?
Po zakończeniu szkolenia trzeba prawidłowo się rozliczyć, by otrzymać zwrot kosztów. Zwykle obejmuje to:
- faktury i potwierdzenia płatności za usługę szkoleniową,
- listy obecności uczestników,
- certyfikaty ukończenia kursów,
- krótkie sprawozdanie z realizacji projektu.
Dokładna dokumentacja pozwala uniknąć problemów przy kontroli i zmniejsza ryzyko konieczności zwrotu dofinansowania. Warto ustalić z firmą szkoleniową, by pomogła w przygotowaniu wszystkich potrzebnych papierów.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu dofinansowania
Przy rozliczaniu dotacji firmy najczęściej zapominają o terminowym dostarczeniu list obecności z podpisami uczestników lub nie dopilnują wystawienia certyfikatów potwierdzających ukończenie kursów. Zdarza się również, że opłacają szkolenie z konta prywatnego zamiast firmowego, co może skutkować odrzuceniem wniosku o refundację. Aby tego uniknąć, warto od początku prowadzić pełną i uporządkowaną dokumentację, najlepiej w porozumieniu z firmą szkoleniową, która często pomaga przygotować wszystkie wymagane dokumenty.
Podsumowanie – dofinansowanie na szkolenia
Fundusze na rozwój pracowników to sposób na rozwój firmy bez nadwyrężania budżetu. Dobrze dobrane szkolenia z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, z BUR czy z dotacji unijnych pomagają budować przewagę konkurencyjną i zwiększać zaangażowanie zespołu. Kluczowe jest dopasowanie programu do potrzeb oraz dopilnowanie formalności przy rozliczeniu.
Sprawdź również: Ranking Lokat Bankowych 2025
Najczęściej zadawane pytania (FAQ) – dofinansowanie na szkolenia
Jak uzyskać dofinansowanie na szkolenia pracowników?
Warto zacząć od zdiagnozowania potrzeb szkoleniowych i sprawdzenia programów takich jak KFS 2025, BUR czy dotacje unijne. Następnie przygotowujesz wniosek i podpisujesz umowę o dofinansowanie.
Co to jest KFS i kto może skorzystać z tych środków?
Krajowy Fundusz Szkoleniowy to fundusz z którego mogą korzystać pracodawcy, aby podnieść kwalifikacje swoje i pracowników, szczególnie w branżach technologicznych i przemysłowych.
Jak wygląda rozliczenie dotacji na szkolenia?
Najczęściej potrzebne są faktury, listy obecności, certyfikaty i sprawozdanie z projektu. Poprawne rozliczenie zabezpiecza firmę przed zwrotem dotacji.
Czy refundacja szkoleń obejmuje całość kosztów?
Nie zawsze – zazwyczaj dofinansowanie pokrywa od 50 do 80%, ale w niektórych programach może wynieść nawet 100% wartości usługi.
Jakie szkolenia można sfinansować z dofinansowania?
Praktycznie każde związane z podniesieniem kwalifikacji zawodowych – od kursów językowych i obsługi maszyn po specjalistyczne szkolenia IT i studia podyplomowe.
Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.