Ekwiwalent za używanie prywatnego samochodu w firmie – jak to rozliczyć?

W wielu firmach zdarza się, że pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód do wykonywania obowiązków służbowych. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy w przedsiębiorstwie nie ma floty aut służbowych, jak i przypadków, w których korzystanie z prywatnego pojazdu jest po prostu wygodniejsze i bardziej ekonomiczne. W takich okolicznościach możliwe jest rozliczenie ekwiwalentu za używanie prywatnego samochodu w celach służbowych. Warto wiedzieć, na jakich zasadach to działa, jakie obowiązują limity oraz jak poprawnie ująć taki koszt w rozliczeniach podatkowych i księgowych.

Czym jest ekwiwalent za używanie prywatnego samochodu?

Ekwiwalent to forma zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika lub przedsiębiorcę w związku z używaniem prywatnego auta do celów służbowych. Stanowi on alternatywę dla samochodu służbowego – pracodawca nie udostępnia pojazdu, ale rekompensuje wydatki związane z przejazdami. Podstawę prawną stanowi rozporządzenie Ministra Infrastruktury, które określa stawki za każdy przejechany kilometr, a także ustawa o PIT regulująca kwestie podatkowe.

Ekwiwalent różni się od tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez przedsiębiorców. W przypadku pracowników nie jest konieczne dokumentowanie każdego przejazdu, wystarczy rozliczenie ryczałtowe. Przedsiębiorcy natomiast muszą szczegółowo wykazywać przejechane kilometry, aby móc zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodu.

Kto może skorzystać z ekwiwalentu?

Ekwiwalent mogą otrzymywać pracownicy, którzy wykorzystują prywatny samochód do celów służbowych. Przykładem są przedstawiciele handlowi, doradcy, czy pracownicy administracyjni dojeżdżający do urzędów. Również przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą rozliczać wydatki związane z prywatnym autem używanym w firmie. Takie rozwiązanie jest korzystne zwłaszcza w małych firmach, które nie utrzymują własnej floty, ale regularnie potrzebują środka transportu do kontaktów z klientami czy kontrahentami.

Limity i stawki ekwiwalentu

Rozliczanie ekwiwalentu odbywa się według stawek określonych w przepisach. Wysokość stawki zależy od rodzaju pojazdu i pojemności silnika. Dla samochodów osobowych obowiązują dwie stawki – jedna dla aut o pojemności do 900 cm³, a druga dla pojazdów powyżej tej wartości. Odmienne stawki przewidziano także dla motocykli i motorowerów. Oprócz tego przepisy określają maksymalny limit kilometrów, które można rozliczyć w danym miesiącu – jego wysokość zależy od rodzaju wykonywanej pracy i ustaleń z pracodawcą. Przekroczenie limitu powoduje, że nadwyżka nie może być uznana za koszt podatkowy.

Jak rozliczyć ekwiwalent krok po kroku?

Procedura rozliczenia ekwiwalentu nie jest skomplikowana. W pierwszej kolejności konieczne jest zawarcie odpowiedniej umowy między pracodawcą a pracownikiem, w której określone zostaną warunki korzystania z prywatnego auta do celów służbowych. W przypadku przedsiębiorców decyzja należy do samego właściciela firmy, który musi jednak pamiętać o obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Kolejnym krokiem jest ustalenie faktycznej liczby przejechanych kilometrów. Wynik mnoży się przez stawkę przypisaną do danego pojazdu, a uzyskana kwota stanowi podstawę do wypłaty ekwiwalentu. Pracodawca ujmuje tę kwotę w kosztach uzyskania przychodu, natomiast dla pracownika jest to przychód zwolniony z PIT i składek ZUS, o ile mieści się w ustawowych limitach.

Ekwiwalent a podatki i ZUS

Ekwiwalent wypłacany pracownikowi jest zwolniony zarówno z podatku dochodowego, jak i z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Warunkiem jest przestrzeganie limitów określonych w przepisach. W przypadku przedsiębiorców sytuacja wygląda inaczej – koszty związane z używaniem prywatnego auta do celów firmowych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, co obniża podstawę opodatkowania. Warto jednak pamiętać, że wydatki takie muszą być należycie udokumentowane, a ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona rzetelnie.

Najczęstsze błędy w rozliczaniu

W praktyce wiele osób popełnia błędy przy rozliczaniu ekwiwalentu. Najczęściej spotykane to:

• brak ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku przedsiębiorców,

• przekraczanie miesięcznych limitów kilometrów,

• niewłaściwe księgowanie kosztów w dokumentacji firmy,

• mylenie pojęć ekwiwalentu i kilometrówki, co prowadzi do stosowania niewłaściwego sposobu rozliczenia,

• rozliczanie kosztów paliwa osobno, mimo że są one już uwzględnione w stawkach za kilometr.

Przykład praktyczny – ekwiwalent za używanie prywatnego samochodu w firmie

Załóżmy, że pracownik wykorzystuje prywatny samochód o pojemności silnika 1600 cm³. W danym miesiącu przejechał w celach służbowych 500 km. Obowiązująca stawka za kilometr dla takiego auta wynosi 0,8358 zł. W takiej sytuacji wysokość ekwiwalentu to 500 km × 0,8358 zł, czyli 417,90 zł. Kwota ta zostaje wypłacona pracownikowi i stanowi koszt dla pracodawcy, a jednocześnie nie podlega opodatkowaniu ani składkom ZUS.

Podsumowanie – ekwiwalent za używanie prywatnego samochodu w firmie

Ekwiwalent za używanie prywatnego samochodu w firmie to rozwiązanie korzystne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Pozwala na sprawne rozliczanie kosztów podróży służbowych i jednocześnie jest korzystne podatkowo, ponieważ zwrot w określonych limitach jest zwolniony z PIT i ZUS. Kluczowe jest jednak prawidłowe prowadzenie dokumentacji oraz stosowanie się do obowiązujących stawek i limitów. Dzięki temu zarówno pracodawca, jak i przedsiębiorca mogą bezpiecznie obniżyć koszty działalności i uniknąć problemów podczas kontroli podatkowej.

Sprawdź również: Leasing – Ranking Ofert 2025

FAQ – najczęstsze pytania

Czy ekwiwalent za używanie prywatnego samochodu jest zwolniony z podatku?
Tak, o ile mieści się w ustawowych limitach.

Czy przedsiębiorca może rozliczyć paliwo w ekwiwalencie?
Nie bezpośrednio. Koszty paliwa są uwzględniane w stawkach za kilometr, dlatego nie można ich rozliczać osobno.

Czy trzeba zgłaszać ekwiwalent do ZUS?
Nie, ponieważ ekwiwalent nie stanowi podstawy wymiaru składek.

Jak dokumentować przejazdy prywatnym autem w firmie?
Pracownicy rozliczają się ryczałtowo, natomiast przedsiębiorcy muszą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Czy ekwiwalent dotyczy także leasingowanych aut?
Nie. Ekwiwalent przysługuje wyłącznie w przypadku korzystania z prywatnego pojazdu, który nie jest własnością firmy.

Maja Białas

Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.