Co to jest koszt uzyskania przychodu i jak go rozliczyć w 2025?

Każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą powinien wiedzieć, czym jest koszt uzyskania przychodu i jak prawidłowo go rozliczyć. To właśnie od kosztów zależy wysokość podatku, który ostatecznie zapłacisz do urzędu skarbowego. W 2025 roku przepisy nie zmieniły się znacząco, jednak fiskus wciąż zwraca uwagę na poprawne dokumentowanie wydatków i ich realny związek z prowadzoną działalnością.

Co to jest koszt uzyskania przychodu?

Kosztem uzyskania przychodu jest każdy wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. W praktyce oznacza to, że jeśli dany zakup pomaga Ci zarabiać lub prowadzić firmę – możesz ująć go w kosztach. Dzięki temu pomniejszasz dochód, od którego liczony jest podatek dochodowy.

Koszty uzyskania przychodu muszą jednak spełniać trzy podstawowe warunki:

• muszą być związane z działalnością gospodarczą,

• muszą być odpowiednio udokumentowane (np. fakturą lub rachunkiem),

• nie mogą znajdować się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszt podatkowy.

Jakie wydatki można uznać za koszty uzyskania przychodu?

Do kosztów uzyskania przychodu w 2025 roku możesz zaliczyć m.in.:

• zakup towarów handlowych, surowców i materiałów,

• wydatki na paliwo, naprawy i ubezpieczenie samochodu firmowego,

• opłaty za energię elektryczną, Internet, telefon, ogrzewanie czy wodę,

• czynsz za biuro lub część mieszkania wykorzystywaną do działalności,

• usługi księgowe, marketingowe i doradcze,

• sprzęt komputerowy, oprogramowanie i akcesoria biurowe,

• wynagrodzenia dla pracowników i zleceniobiorców,

• składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,

• delegacje służbowe, szkolenia, konferencje i webinary.

Pamiętaj, że nawet drobne wydatki — jak toner do drukarki czy opłata za domenę — również mogą być kosztem, o ile są związane z działalnością. Kluczowe jest ich udokumentowanie fakturą lub paragonem z NIP-em firmy.

Przeczytaj również: Czym jest amortyzacja środków trwałych i jak z niej korzystać?

Czego nie zaliczysz do kosztów uzyskania przychodu?

Nie każdy wydatek przedsiębiorcy może być kosztem podatkowym. Zgodnie z ustawą o PIT, do kosztów nie zalicza się m.in.:

• kar umownych i mandatów,

• wydatków o charakterze reprezentacyjnym (np. alkohol, prezenty dla kontrahentów),

• kosztów prywatnych, niezwiązanych z działalnością,

• spłaty kredytu (kosztem może być jedynie odsetka),

• podatku dochodowego i składek ZUS zapłaconych za siebie,

• zakupu środków trwałych przed ich wprowadzeniem do ewidencji.

Jeśli masz wątpliwości, czy dany wydatek można ująć w kosztach, warto skonsultować się z księgową lub sprawdzić interpretacje indywidualne Krajowej Informacji Skarbowej.

Jak rozliczyć koszty uzyskania przychodu w 2025 roku?

Sposób rozliczenia kosztów uzyskania przychodu zależy od formy opodatkowania Twojej działalności:

• Skala podatkowa (12% i 32%) – możesz rozliczać wszystkie wydatki firmowe, pomniejszając o nie dochód.

• Podatek liniowy (19%) – zasada jest taka sama jak przy skali, ale bez progów podatkowych.

• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – nie rozliczasz kosztów, bo podatek płacisz od przychodu, a nie od dochodu.

Jeśli więc chcesz korzystać z odliczeń i obniżać podatek dzięki kosztom, wybór ryczałtu nie będzie dla Ciebie korzystny.

W jednoosobowej działalności gospodarczej rozliczenia dokonuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) lub w systemie księgowym online. Każdy koszt powinien być wpisany z datą, numerem dokumentu, kwotą netto, VAT oraz krótkim opisem wydatku. Dzięki temu urząd skarbowy będzie mógł łatwo zweryfikować zasadność ujęcia kosztu.

Przykłady kosztów uzyskania przychodu w praktyce

• Zakup laptopa za 4500 zł – koszt jednorazowy, ponieważ wartość nie przekracza 10 000 zł netto.

• Leasing samochodu – kosztem są comiesięczne raty netto oraz opłaty eksploatacyjne.

• Opłata za domenę internetową – pełen koszt w momencie poniesienia wydatku.

• Szkolenie online z marketingu – wydatek zwiększający kompetencje zawodowe, więc można go zaliczyć w koszty.

Jak unikać błędów przy rozliczaniu kosztów?

Najczęstsze błędy przedsiębiorców to brak dokumentów potwierdzających wydatek, ujmowanie kosztów prywatnych w działalności oraz zbyt późne wprowadzanie faktur do KPiR. Aby ich uniknąć:

• regularnie ewidencjonuj wszystkie wydatki,

• trzymaj faktury w jednym miejscu (papierowo lub w formie elektronicznej),

• opisuj faktury, jeśli nie wynika z nich cel zakupu,

• kontroluj limit płatności gotówkowych (do 15 000 zł).

Dobrze prowadzona ewidencja kosztów to nie tylko spokój w razie kontroli, ale też realne oszczędności podatkowe w 2025 roku.

FAQ

1. Czy zakupy spożywcze można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Tylko wtedy, gdy mają bezpośredni związek z działalnością, np. catering na szkoleniu firmowym.

2. Czy abonament telefoniczny prywatno-firmowy może być kosztem?
Tak, ale tylko proporcjonalnie do użytku służbowego. Warto zachować uzasadnienie.

3. Czy kosztem uzyskania przychodu jest składka zdrowotna?
Nie — od 2022 roku składki zdrowotnej nie można odliczyć od podatku, ale w pewnych formach opodatkowania można ją odliczyć od dochodu.

4. Czy zakup używanego sprzętu z OLX lub Allegro może być kosztem?
Tak, o ile posiadasz dowód zakupu i związek z działalnością jest uzasadniony.

5. Czy można ująć w kosztach dojazdy do klienta prywatnym autem?
Tak, jeśli prowadzisz ewidencję przebiegu pojazdu i używasz go w działalności.

Maja Białas

Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.