Czy można wrzucić wakacyjne wydatki w koszty firmy? Sprawdzamy, co wolno odliczyć

Lato to nie tylko czas urlopów, ale też okazja do przemyślenia firmowych wydatków. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy wydatki wakacyjne można wrzucić w koszty firmy. Odpowiedź – jak to bywa w podatkach – brzmi: to zależy. Sprawdź, co możesz odliczyć, jak to zrobić zgodnie z przepisami i czego lepiej unikać, by nie mieć problemów przy kontroli.

Koszty firmowe a wakacje – co mówi prawo?

Aby zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu, musi on:

• być poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów,
• być odpowiednio udokumentowany (np. fakturą),
• nie znajdować się na liście wydatków wyłączonych z kosztów (art. 23 ustawy o PIT).

W kontekście wydatków wakacyjnych a kosztów firmowych liczy się więc nie sam wyjazd, ale jego związek z działalnością gospodarczą. Wydatek musi mieć logiczne uzasadnienie biznesowe.

Podróż służbowa w wakacje – tak, ale pod pewnymi warunkami

Jeśli wyjeżdżasz latem w podróż służbową, np. na spotkanie z kontrahentem, konferencję czy szkolenie, możesz wrzucić w koszty:

• fakturę za nocleg,
• bilety na przejazdy (kolej, samolot, autobus),
• diety lub koszty wyżywienia (jeśli nie są zawarte w noclegu),
• opłaty parkingowe i za autostrady.

Aby uniknąć problemów, przygotuj dokumentację: program wydarzenia, potwierdzenie udziału, korespondencję z klientem. Bez tego fiskus może zakwestionować zasadność wydatku.

Praca zdalna a koszty wakacyjne

Coraz więcej osób łączy pracę z podróżą – tzw. workation. Czy można wtedy rozliczać koszty?
Tak, ale tylko wtedy, gdy są one bezpośrednio związane z działalnością. Przykładowo:

• zakup mobilnego internetu – gdy niezbędny do pracy,
• wynajem coworku – jeżeli nie pracujesz w pokoju/hotelowym lobby,
• zakup sprzętu potrzebnego do pracy – np. torba na laptopa, słuchawki z mikrofonem.

Nie wrzucisz w koszty np. wynajmu apartamentu nad morzem, chyba że był to wyjazd służbowy, a nocleg spełniał warunki podróży służbowej.

Sprawdź również: Workation a prawo pracy, czyli jak legalnie łączyć pracę z podróżą?

Urlop przedsiębiorcy – niestety nie w koszty

Niestety, urlop przedsiębiorcy nie jest powodem do zaliczenia wakacyjnych wydatków w koszty. Jeśli wyjeżdżasz tylko po to, by odpocząć, nie możesz wrzucać w koszty:

• noclegów,
• paliwa,
• biletów lotniczych,
• wyżywienia.

Działalność gospodarcza nie przewiduje urlopów jak etat. Nawet jeśli w trakcie wyjazdu odbierasz służbowe telefony – nie uzasadnia to odliczenia kosztów.

Koszty reprezentacyjne – uwaga na pułapki

Wielu przedsiębiorców próbuje zaliczyć do kosztów np. kolację z klientem czy wyjście do SPA. Niestety, tzw. koszty reprezentacyjne (czyli mające na celu budowanie wizerunku) są wyłączone z kosztów podatkowych. Nie możesz wrzucić w koszty m.in.:

• alkoholu – nawet jeśli zamawiasz go dla kontrahenta,
• luksusowych kolacji – fiskus może je uznać za przesadę,
• rozrywek (np. biletu do teatru, imprezy integracyjnej z atrakcjami).

Wyjątkiem są koszty marketingowe, ale muszą być dobrze udokumentowane i udowodnione jako związane z działalnością.

Jak księgować wydatki wakacyjne, by nie mieć problemów?

Jeśli masz wątpliwości, czy dany wydatek można zaliczyć do kosztów:

• skonsultuj się z księgowym,
• zadbaj o dokumenty potwierdzające cel służbowy,
• przechowuj maile, zaproszenia, programy konferencji itp.,
• nie księguj wydatków mieszanych bez proporcjonalnego rozdzielenia (np. gdy wyjazd był częściowo służbowy, a częściowo prywatny).

Dobrze prowadzona dokumentacja to Twoja tarcza podczas kontroli.

Podsumowanie – wakacyjne wydatki a koszty firmy

Koszty firmowe 2025 mogą obejmować również wakacyjne wydatki – pod warunkiem, że są związane z działalnością. Najbezpieczniej rozliczać podróże służbowe i zakupy niezbędne do pracy zdalnej. Urlop przedsiębiorcy czy kolacja w ekskluzywnej restauracji nie przejdą. Pamiętaj – dokumentacja i zgodność z przepisami to klucz do uniknięcia problemów podczas kontroli skarbowej.

FAQ – wakacyjne wydatki w kosztach firmy

1. Czy mogę wrzucić w koszty fakturę za hotel, jeśli wyjechałem na urlop, ale pracowałem zdalnie?
Tylko wtedy, gdy wykażesz związek między wyjazdem a działalnością – np. wynajem coworku czy udział w wydarzeniu branżowym.

2. Czy faktura za obiad w restauracji z klientem w czasie wyjazdu może być kosztem?
Nie – to koszt reprezentacyjny, który nie podlega odliczeniu.

3. Czy mogę zaliczyć w koszty bilety lotnicze na wyjazd służbowy w wakacje?
Tak – jeśli podróż była związana z działalnością i została odpowiednio udokumentowana.

4. Czy praca zdalna nad morzem oznacza, że wakacje mogę rozliczyć?
Nie. Same miejsce pracy nie przesądza o możliwości odliczenia. Liczy się cel wyjazdu i jego związek z działalnością.

5. Jakie są najczęstsze błędy przy rozliczaniu wakacyjnych kosztów?
Brak dokumentacji, mieszanie wydatków prywatnych z firmowymi, próba wrzucania w koszty urlopu czy kolacji z alkoholem.

Maja Białas

Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.