Jak nadać pracownikowi uprawnienia do KSeF? Krok po kroku
Krajowy System e-Faktur (KSeF) już wkrótce stanie się obowiązkowym narzędziem do wystawiania faktur w Polsce. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli korzystać z jednego, centralnego systemu udostępnionego przez administrację skarbową. W praktyce w wielu firmach faktury wystawiają pracownicy księgowości, działu finansowego lub biura rachunkowe. Właściciel firmy musi więc wiedzieć jak nadać pracownikowi uprawnienia do KSeF, aby mógł on korzystać z systemu i wystawiać faktury w imieniu przedsiębiorstwa. W tym artykule wyjaśniamy jak nadać pracownikowi uprawnienia do KSeF krok po kroku oraz jakie są dostępne sposoby nadania dostępu.
Czy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzony stopniowo.
System stał lub stanie się obowiązkowy:
-
od 1 lutego 2026 r. – dla największych firm, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł,
-
od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników VAT, także tych korzystających ze zwolnienia,
-
od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podmiotów, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.
W pierwszym roku obowiązywania systemu administracja skarbowa zapowiedziała łagodniejsze podejście – w 2026 r. nie będą jeszcze nakładane kary za błędy związane z korzystaniem z KSeF.
Czym są uprawnienia do KSeF?
Uprawnienia w systemie KSeF pozwalają określonym osobom działać w systemie w imieniu firmy. Dzięki temu pracownik lub księgowy może m.in.:
-
wystawiać faktury ustrukturyzowane,
-
przeglądać dokumenty sprzedaży,
-
pobierać faktury z systemu,
-
zarządzać dostępem innych użytkowników (jeśli ma odpowiednie uprawnienia).
Bez przyznania dostępu pracownik nie będzie mógł korzystać z systemu w imieniu przedsiębiorstwa.
Jak nadać pracownikowi uprawnienia do KSeF – krok po kroku
Najprostszą metodą nadania dostępu jest zrobienie tego bezpośrednio w systemie.
1. Zaloguj się do systemu KSeF
Na początku właściciel firmy lub osoba upoważniona musi zalogować się do systemu. Obecnie odbywa się to poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) dostępny na stronie rządowej.
Logowanie możliwe jest za pomocą:
-
Profilu Zaufanego
-
kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Po zalogowaniu użytkownik uzyskuje dostęp do panelu zarządzania.
2. Przejdź do sekcji „Uprawnienia”
W panelu systemu należy otworzyć zakładkę „Uprawnienia”, w której można zarządzać dostępem do KSeF.
W tym miejscu można:
-
nadawać nowe uprawnienia,
-
modyfikować zakres dostępu,
-
usuwać użytkowników z systemu.
3. Wybierz nadanie uprawnień dla osoby fizycznej
Następnie należy wybrać opcję nadania uprawnień osobie fizycznej do pracy w KSeF.
System poprosi o podanie danych pracownika.
4. Podaj dane pracownika
W kolejnym kroku trzeba wskazać osobę, która ma otrzymać dostęp do systemu.
Najczęściej wymagane są:
-
PESEL pracownika
-
imię i nazwisko
-
zakres uprawnień
Można zdecydować, czy dana osoba ma mieć możliwość np.:
-
wystawiania faktur,
-
przeglądania dokumentów,
-
zarządzania dostępem innych użytkowników.
5. Zatwierdź nadanie uprawnień
Po uzupełnieniu danych należy zatwierdzić operację w systemie.
Od tego momentu pracownik – po zalogowaniu się do KSeF własnym profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym – będzie mógł korzystać z systemu w imieniu firmy.
Czy można nadać uprawnienia do KSeF przez urząd skarbowy?
Tak. Istnieje także alternatywna metoda nadania dostępu.
Przedsiębiorca może złożyć formularz ZAW-FA, który zgłasza osobę uprawnioną do korzystania z KSeF.
Dokument można przekazać:
-
elektronicznie,
-
albo w formie papierowej do właściwego urzędu skarbowego.
Po przetworzeniu zgłoszenia wskazana osoba uzyska dostęp do systemu.
Czy można nadać dostęp do KSeF biuru rachunkowemu?
Tak. Wielu przedsiębiorców przekazuje obsługę faktur zewnętrznym biurom rachunkowym.
W takim przypadku można:
-
nadać dostęp konkretnej osobie z biura,
-
albo upoważnić księgowego do działania w systemie w imieniu firmy.
Ważne jest jednak, aby dokładnie określić zakres uprawnień i regularnie sprawdzać listę użytkowników.
Czy można cofnąć uprawnienia w KSeF?
Tak – dostęp do systemu można w każdej chwili:
-
zmienić,
-
ograniczyć,
-
całkowicie usunąć.
Wystarczy ponownie wejść w sekcję zarządzania uprawnieniami w KSeF i wybrać odpowiednią opcję.
To ważne szczególnie wtedy, gdy pracownik kończy współpracę z firmą lub zmienia zakres obowiązków.
Przeczytaj również: KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza – co zmienia się dla małych firm?
FAQ – jak nadać pracownikowi uprawnienia do KSeF
Czy pracownik musi mieć Profil Zaufany?
Tak. Aby korzystać z KSeF, użytkownik musi logować się przy użyciu Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
Czy można nadać uprawnienia kilku pracownikom?
Tak. System pozwala dodać wielu użytkowników i przypisać im różne poziomy dostępu.
Czy dostęp można nadać księgowej z biura rachunkowego?
Tak, przedsiębiorca może nadać uprawnienia osobie zewnętrznej obsługującej firmę.
Czy można zmienić zakres uprawnień pracownika?
Tak. W każdej chwili można rozszerzyć lub ograniczyć dostęp w panelu zarządzania uprawnieniami.
Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.