Jak rozliczać zakupy świąteczne w firmie? Upominki, paczki, prezenty dla klientów

Świąteczne zakupy w firmie – paczki dla pracowników, drobne upominki dla klientów czy zestawy prezentowe dla kontrahentów – stały się nie tylko elementem biznesowej kultury, lecz także realnym kosztem, który można (lub nie można) odliczyć. Choć brzmi to prosto, w praktyce wiele firm popełnia błędy: źle kwalifikuje prezenty, zapomina o ewidencji lub rozlicza w kosztach to, co fiskus uzna za reprezentację. W tym artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo rozliczać świąteczne wydatki i czego unikać, by nie narazić się na korekty.

Czy zakupy świąteczne można zaliczyć do kosztów firmowych?

Co do zasady: tak, ale nie wszystkie. Prezent może być kosztem uzyskania przychodu, jeśli pozostaje w związku z prowadzoną działalnością i służy utrzymaniu relacji lub promocji firmy. Nie może natomiast mieć charakteru reprezentacyjnego, czyli nadmiernie wystawnego, luksusowego lub nieadekwatnego do skali działalności.

Najczęściej bezpieczne do ujęcia w kosztach są drobne prezenty reklamowe, takie jak kalendarze, notesy, kubki, czekoladki czy kartki świąteczne – szczególnie jeśli mają logo firmy. Wątpliwości pojawiają się przy zestawach premium, alkoholu, elektronice czy prezentach wysokiej wartości, które urząd skarbowy zwykle traktuje jako reprezentację, a więc wydatek niepodlegający odliczeniu.

Prezenty świąteczne dla pracowników – ZFŚS czy środki obrotowe?

Najważniejsze jest ustalenie, z jakiego źródła finansowane są paczki dla pracowników, bo od tego zależy zarówno kwestia podatku po stronie pracownika, jak i możliwość zaliczenia wydatku do kosztów firmowych.

Jeśli paczki są finansowane z ZFŚS:

• wydatku nie zaliczysz do kosztów uzyskania przychodu,

• świadczenie może być zwolnione z podatku pracownika (do limitu 2 000 zł rocznie),

• nie ma obowiązku opłacania składek ZUS,

• świadczenia muszą być przyznawane według kryterium socjalnego, a nie „po równo”.

Jeśli paczki są finansowane ze środków obrotowych:

• wydatek można ująć w kosztach uzyskania przychodu,

• wartość paczki staje się przychodem pracownika (opodatkowanie PIT),

• co do zasady należy odprowadzić składki ZUS,

• dotyczy to również kart podarunkowych oraz paczek mieszanych (rzecz + voucher).

Upominki dla klientów i kontrahentów

Prezenty przekazywane klientom lub partnerom biznesowym najczęściej stanowią działania marketingowe lub służą podtrzymaniu relacji. Najłatwiej rozliczyć je wtedy, gdy mają niewielką wartość i charakter reklamowy, szczególnie jeśli zawierają logo firmy. Słodycze, upominki biurowe, kalendarze czy drobne gadżety zwykle nie budzą zastrzeżeń.

Jeśli prezent nie ma logo, można go zaliczyć do kosztów, ale tylko wtedy, gdy nie ma charakteru reprezentacyjnego. To oznacza, że powinien być umiarkowanie wyceniony i mieścić się w standardach branży. Alkohol, wartościowe zestawy upominkowe czy towary premium praktycznie nigdy nie przechodzą jako koszt podatkowy – fiskus widzi w nich reprezentację, czyli wydatek całkowicie niestanowiący kosztu działalności.

VAT od prezentów świątecznych – kiedy trzeba go naliczyć?

Przy ocenie obowiązku VAT liczy się przede wszystkim wartość jednostkowa prezentu. Jeśli prezent ma bardzo niewielką wartość – nie przekracza 20 zł netto – jego przekazanie nie podlega VAT i nie wymaga prowadzenia ewidencji. W przypadku prezentów o wartości do 100 zł netto również nie trzeba naliczać VAT, ale należy prowadzić listę obdarowanych, aby wykazać, komu i co zostało przekazane.

Jeżeli prezent przekracza 100 zł netto, fiskus traktuje takie przekazanie jako nieodpłatną dostawę towarów, a więc pojawia się obowiązek naliczenia VAT według stawki właściwej dla danego produktu.

Alkohol w paczkach – czy można go odliczyć?

To jeden z częstszych problemów firm organizujących paczki świąteczne. Alkohol, szczególnie w wersji premium, jest w oczach fiskusa podręcznikową reprezentacją. W praktyce oznacza to brak możliwości ujęcia wydatku w kosztach. Jedyny wyjątek dotyczy bardzo tanich alkoholi oznaczonych logo firmy i traktowanych jako gadżet reklamowy, ale w praktyce takie przypadki są rzadkie i również mogą zostać zakwestionowane.

Kartki świąteczne dla klientów – koszt czy nie?

Zarówno tradycyjne, jak i elektroniczne kartki świąteczne wysyłane klientom są uznawane za wydatek na utrzymanie relacji biznesowych. W przeciwieństwie do alkoholu czy prezentów luksusowych nie mają charakteru reprezentacyjnego, więc mogą być wliczone w koszty. Dotyczy to również sytuacji, gdy kartka jest elementem większego, drobnego upominku.

Dokumentowanie wydatków świątecznych

Aby uniknąć problemów podczas ewentualnej kontroli, konieczne jest odpowiednie udokumentowanie wydatków. Najważniejsza jest faktura – paragon bez NIP nie spełnia wymogów księgowych firmy. Kolejnym krokiem jest opis faktury, z którego wynika cel zakupu, np. „paczki świąteczne dla pracowników finansowane ze środków obrotowych” albo „gadżety reklamowe dla klientów”. W przypadku prezentów o wartości powyżej 20 zł netto konieczna jest ewidencja obdarowanych – imię, nazwisko lub nazwa firmy, wartość prezentu i data przekazania.

Sprawdź również: Skonto netto czy brutto – jak prawidłowo obliczyć rabat na fakturze?

Najczęstsze błędy przy świątecznych rozliczeniach

Wiele firm popełnia powtarzające się błędy, które później prowadzą do korekt lub sporów przy kontroli. Najbardziej problematyczne są:

• ujmowanie w kosztach alkoholu premium lub ekskluzywnych prezentów, które są reprezentacją,

• brak ewidencji obdarowanych dla prezentów powyżej 20 zł lub 100 zł netto,

• finansowanie paczek z ZFŚS bez zachowania kryterium socjalnego,

• przypisywanie paczek dla pracowników jako koszt, mimo że były fundowane z ZFŚS,

• dokumentowanie wydatków paragonami, zamiast fakturami,

• brak jasnego opisu na fakturze dotyczącego celu zakupu,

• błędne rozliczanie kart podarunkowych (np. traktowanie ich jak prezentu rzeczowego).

Podsumowanie – zakupy świąteczne w firmie

Zakupy świąteczne w firmie mogą być nie tylko miłym gestem, ale również kosztem, który pozwala zoptymalizować podatki – o ile są prawidłowo zakwalifikowane. Drobne prezenty reklamowe czy kartki dla klientów bez problemu trafią w koszty, paczki pracownicze z ZFŚS są zwolnione z podatku po stronie pracownika, a upominki finansowane ze środków obrotowych wymagają wykazania ich jako przychodu pracownika. Największą ostrożność trzeba zachować przy alkoholu i prezentach luksusowych, które urząd traktuje jako reprezentację. Kluczem do bezpiecznego rozliczenia są faktury, opis wydatków i prowadzenie rzetelnej ewidencji.

FAQ: Jak rozliczać zakupy świąteczne w firmie?

1. Czy prezenty świąteczne dla pracowników można wrzucić w koszty?

Tak – ale tylko te finansowane ze środków obrotowych. Paczki z ZFŚS nigdy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

2. Czy paczki świąteczne z ZFŚS są opodatkowane?

Nie. Do limitu 2 000 zł rocznie są zwolnione z PIT i ZUS.

3. Czy prezenty dla klientów można ująć w kosztach firmowych?

Tak, jeśli są umiarkowane i mają charakter reklamowy lub biznesowy. Prezenty luksusowe i alkohol premium są reprezentacją, więc nie mogą być kosztem.

4. Czy trzeba naliczyć VAT od świątecznych prezentów?

Tylko wtedy, gdy wartość prezentu przekracza 100 zł netto. Drobne upominki (do 20 zł netto) są całkowicie bez VAT, a te do 100 zł – bez VAT, jeśli prowadzisz ewidencję obdarowanych.

5. Czy karty podarunkowe dla pracowników są opodatkowane?

Tak. Karta podarunkowa to świadczenie pieniężne, dlatego zawsze podlega PIT oraz ZUS – niezależnie od źródła finansowania.

Maja Białas

Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.