KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – co to właściwie jest?

Od 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy będą musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF. To centralna platforma Ministerstwa Finansów, która całkowicie zmieni sposób wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. Sprawdź, jak działa KSeF, kogo obejmie obowiązek i jak przygotować swoją firmę do nowych przepisów.

Czym jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych w ustandaryzowanym formacie XML. System został stworzony przez Ministerstwo Finansów i ma na celu usprawnienie obiegu faktur między przedsiębiorcami a administracją skarbową.

W dużym uproszczeniu – zamiast wysyłać fakturę mailem do kontrahenta, przedsiębiorca wystawia ją w KSeF, a system automatycznie udostępnia dokument odbiorcy i przekazuje dane do urzędu skarbowego.

Dlaczego powstał KSeF?

KSeF to element szerszego procesu cyfryzacji administracji i walki z nadużyciami podatkowymi (m.in. wyłudzeniami VAT). Dzięki centralnemu systemowi:

• każda faktura ma unikalny numer identyfikacyjny,

• dane trafiają bezpośrednio do Ministerstwa Finansów,

• skraca się czas potrzebny na kontrolę i rozliczenia,

• zmniejsza się ryzyko błędów i fałszerstw.

W praktyce KSeF ma też przynieść przedsiębiorcom korzyści – ułatwienie archiwizacji, automatyzację księgowości i szybsze zwroty VAT.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Pierwotnie obowiązek korzystania z KSeF miał wejść w życie 1 lipca 2024 r., jednak Ministerstwo Finansów przesunęło termin z powodu konieczności dopracowania systemu.

Nowy plan zakłada:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla wszystkich czynnych podatników VAT,

• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla podatników zwolnionych z VAT.

Do tego czasu przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu dobrowolnie, by zapoznać się z jego funkcjonalnością i zintegrować oprogramowanie księgowe.

Jak działa KSeF w praktyce?

1. Wystawienie faktury – przedsiębiorca tworzy e-fakturę w swoim programie księgowym lub bezpośrednio w systemie KSeF.

2. Weryfikacja i nadanie numeru – system automatycznie sprawdza poprawność pliku XML i nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny.

3. Udostępnienie odbiorcy – kontrahent ma dostęp do faktury w KSeF bez konieczności przesyłania jej mailem.

4. Archiwizacja – wszystkie faktury są bezpiecznie przechowywane w systemie przez 10 lat, co zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku ich samodzielnego archiwizowania.

Jakie są korzyści?

• Oszczędność czasu – automatyzacja procesu fakturowania i księgowania.
• Bezpieczeństwo danych – faktury są przechowywane centralnie i nie można ich zgubić ani przypadkowo usunąć.
• Szybszy zwrot VAT – dla firm korzystających z KSeF termin zwrotu został skrócony z 60 do 40 dni.
• Łatwiejsza współpraca z biurem rachunkowym – dostęp do faktur w jednym miejscu, bez konieczności przesyłania plików.
• Mniejsze ryzyko błędów – system automatycznie weryfikuje poprawność danych.

Jak przygotować firmę do wdrożenia KSeF?

Warto zacząć już teraz, by uniknąć pośpiechu tuż przed terminem obowiązkowego wdrożenia.
Oto kilka kroków:

1. Sprawdź swoje oprogramowanie księgowe – większość systemów (np. Comarch, Insert, enova365) oferuje już integrację z KSeF.

2. Przetestuj wystawianie faktur w KSeF – możesz to zrobić w środowisku testowym Ministerstwa Finansów.

3. Przeszkol zespół – zwłaszcza osoby z działu księgowości i sprzedaży.

4. Zadbaj o pełnomocnictwa – dostęp do systemu wymaga autoryzacji przez Profil Zaufany, e-dowód lub token.

Kto nie będzie musiał korzystać z systemu?

Z obowiązku korzystania z KSeF zwolnione będą:

• osoby prywatne (nieprowadzące działalności gospodarczej),

• przedsiębiorcy wystawiający faktury poza terytorium Polski,

• podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT – do 1 kwietnia 2026 r.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to kolejny krok w cyfryzacji rozliczeń między przedsiębiorcami i administracją. Choć jego obowiązkowe wdrożenie dopiero przed nami, już teraz warto zacząć testować rozwiązanie. W dłuższej perspektywie KSeF ma przynieść korzyści nie tylko dla państwa, ale przede wszystkim dla firm – dzięki większej automatyzacji, bezpieczeństwu danych i prostszym rozliczeniom.

Najczęstsze pytania o KSeF (FAQ)

Czy można wystawiać faktury w PDF po wprowadzeniu KSeF?
Nie. Po wejściu obowiązku jedyną formą faktury będzie e-faktura w formacie XML, przesyłana przez system KSeF.

Czy KSeF działa offline?
Nie – system wymaga połączenia z Internetem, ale w razie awarii można wystawić fakturę offline i przesłać ją po przywróceniu dostępu.

Czy każdy przedsiębiorca musi mieć dostęp do KSeF?
Tak, ale możliwe jest nadanie uprawnień np. biuru rachunkowemu, które wystawia faktury w imieniu firmy.

Czy KSeF obejmuje faktury zagraniczne?
Nie, dotyczy tylko faktur wystawianych na terytorium Polski w obrocie krajowym.

Maja Białas

Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.