Odpis aktualizujący należności – kiedy można go zastosować i jak obniża podatek?

Nieopłacone faktury to jeden z najczęstszych problemów w firmach – zwłaszcza w sektorze MŚP. Co gorsza, przedsiębiorca często musi zapłacić podatek od przychodu, którego realnie nigdy nie otrzymał. W takich sytuacjach pomocnym rozwiązaniem może być odpis aktualizujący należności, który pozwala lepiej odzwierciedlić sytuację finansową firmy, a w określonych przypadkach również obniżyć podstawę opodatkowania.

Sprawdź, kiedy można zastosować odpis aktualizujący, jak wygląda odpis aktualizujący należności – księgowanie i na co zwrócić uwagę, by zrobić to prawidłowo.

Czym jest odpis aktualizujący należności?

Odpis aktualizujący należności to korekta wartości należności wykazanych w księgach rachunkowych. Stosuje się go wtedy, gdy istnieje uzasadnione ryzyko, że kontrahent nie ureguluje zobowiązania w całości lub w części.

Warto podkreślić, że:

• odpis nie usuwa należności z ewidencji,

• nie oznacza jeszcze jej umorzenia ani przedawnienia,

• ma na celu pokazanie realnej wartości aktywów firmy.

Kiedy można go utworzyć?

Odpis aktualizujący nie może być tworzony „na zapas”. Konieczne jest uprawdopodobnienie nieściągalności należności.

Najczęstsze sytuacje uzasadniające odpis:

• dłużnik znajduje się w trakcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego,

• wobec dłużnika prowadzone jest postępowanie egzekucyjne,

• dłużnik zmarł (w przypadku osób fizycznych),

• należność jest znacznie przeterminowana, a firma posiada informacje o złej sytuacji finansowej kontrahenta.

Samo opóźnienie w płatności faktury zazwyczaj nie jest wystarczające – liczą się konkretne przesłanki i dokumenty.

Odpis aktualizujący należności a koszty uzyskania przychodu

Nie każdy odpis aktualizujący automatycznie obniża podatek. Aby mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, muszą być spełnione określone warunki.

Odpis może być kosztem podatkowym, jeśli:

• należność była wcześniej wykazana jako przychód podatkowy,

• jej nieściągalność została uprawdopodobniona,

• należność nie jest przedawniona.

W praktyce oznacza to, że prawidłowo udokumentowany odpis może zmniejszyć podstawę opodatkowania PIT lub CIT.

Jak odpis aktualizujący obniża podatek? – przykład

Przykład:

Przedsiębiorca wystawił fakturę na 10 000 zł netto i wykazał ją jako przychód. Kontrahent nie zapłacił, a wobec niego wszczęto postępowanie egzekucyjne.

Firma tworzy odpis aktualizujący należność:

• 10 000 zł trafia do kosztów uzyskania przychodu,

• podstawa opodatkowania zostaje obniżona,

• realny podatek do zapłaty jest niższy, mimo braku wpływu środków.

Odpis aktualizujący należności – księgowanie

Odpis aktualizujący należności księgowanie odbywa się zazwyczaj na koniec okresu sprawozdawczego (np. miesiąca lub roku) i powinno być poparte dokumentacją potwierdzającą ryzyko nieściągalności.

W uproszczeniu:

• odpis ujmuje się po stronie kosztów,

• równocześnie koryguje się wartość należności w bilansie,

• należność nadal figuruje w ewidencji, ale w obniżonej wartości.

Ważne jest, aby księgowanie było zgodne z polityką rachunkowości firmy oraz przepisami podatkowymi.

Odpis aktualizujący a VAT

Odpis aktualizujący nie powoduje automatycznej korekty VAT. Podatek VAT można odzyskać wyłącznie poprzez skorzystanie z tzw. ulgi na złe długi, która rządzi się odrębnymi zasadami i terminami.

To częsty błąd – odpis aktualizujący i ulga na złe długi to dwa różne mechanizmy.

Najczęstsze błędy

Przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy takie jak:

• tworzenie odpisu bez realnego uprawdopodobnienia nieściągalności,

• zaliczanie do kosztów należności przedawnionych,

• brak dokumentów potwierdzających sytuację dłużnika,

• mylenie odpisu aktualizującego z umorzeniem należności lub ulgą na złe długi.

Podsumowanie – kiedy warto rozważyć odpis aktualizujący?

Odpis aktualizujący należności to narzędzie, które:

• pozwala realnie ocenić sytuację finansową firmy,

• może obniżyć podatek w legalny sposób,

• pomaga uporządkować stare i wątpliwe należności.

FAQ

Co to jest odpis aktualizujący należności?

Jest to to korekta wartości należności w księgach rachunkowych, stosowana wtedy, gdy istnieje ryzyko, że kontrahent nie zapłaci faktury. Odpis nie usuwa należności z ewidencji, a jedynie obniża jej wartość bilansową.

Kiedy można utworzyć odpis aktualizujący należności?

Można go utworzyć, gdy nieściągalność należności została uprawdopodobniona, np. w przypadku postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego lub egzekucyjnego wobec dłużnika albo udokumentowanej złej sytuacji finansowej kontrahenta.

Czy odpis aktualizujący należności obniża podatek?

Tak, odpis może obniżyć podatek, jeśli należność była wcześniej przychodem podatkowym, nie jest przedawniona i jej nieściągalność została uprawdopodobniona. W takiej sytuacji odpis może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.

Odpis aktualizujący należności – księgowanie. Jak to zrobić?

Odpis aktualizujący należności księgowanie polega na ujęciu odpisu w kosztach oraz jednoczesnym obniżeniu wartości należności w bilansie. Należność pozostaje w ewidencji, ale w wartości pomniejszonej o odpis, udokumentowany odpowiednimi przesłankami.

Czy odpis aktualizujący należności wpływa na VAT?

Nie, odpis nie powoduje automatycznej korekty VAT. VAT można odzyskać wyłącznie poprzez zastosowanie ulgi na złe długi, która jest odrębnym mechanizmem podatkowym i wymaga spełnienia dodatkowych warunków.

Maja Białas

Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.