Podatek u źródła – co to jest i jak go rozliczyć w małej firmie?

Wielu przedsiębiorców prowadzących mniejsze firmy w Polsce spotyka się z sytuacją, w której muszą zapłacić zagranicznemu kontrahentowi – za licencję, usługę doradczą czy pożyczkę. W takich przypadkach pojawia się pojęcie podatku u źródła (ang. withholding tax, WHT). Choć często kojarzy się z dużymi korporacjami, w praktyce obowiązek ten może dotyczyć również małych firm. Niewiedza w tym zakresie bywa kosztowna – zarówno w formie kar, jak i niepotrzebnie nadpłaconego podatku.

W artykule nasi eksperci wyjaśniają, czym dokładnie jest podatek u źródła, kiedy mała firma ma obowiązek go rozliczyć, jakie stawki i procedury obowiązują oraz jak uniknąć błędów, które mogą narazić przedsiębiorcę na dodatkowe obciążenia.

Czym jest podatek u źródła?

Podatek u źródła (WHT) to forma podatku dochodowego pobieranego w momencie wypłaty należności zagranicznemu podmiotowi. „Źródłem” jest tutaj polska firma dokonująca płatności – to ona potrąca podatek i wpłaca go do urzędu skarbowego.

Mówiąc prościej:

• jeśli polska firma płaci np. 10 000 zł za usługę firmie z Niemiec,

• to polska firma potrąca część tej kwoty jako podatek i przekazuje go do urzędu skarbowego w Polsce,

• a dopiero resztę przelewa kontrahentowi.

Podstawa prawna

Podatek u źródła regulują:

• ustawa o CIT (dla spółek i osób prawnych),

• ustawa o PIT (dla osób fizycznych prowadzących działalność).

Typowe stawki podatku

W Polsce najczęściej stosowane stawki podatku u źródła to:

• 19% – np. od dywidend,

• 20% – np. od usług doradczych, prawnych, księgowych,

• inne stawki, jeśli wynikają z przepisów szczególnych.

Dzięki umowom o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) można jednak zastosować niższe stawki albo całkowicie uniknąć pobrania podatku – pod warunkiem posiadania ważnego certyfikatu rezydencji kontrahenta.

Kiedy mała firma musi zapłacić podatek u źródła?

Podatek u źródła nie dotyczy każdej transakcji z zagranicą. Pojawia się w ściśle określonych przypadkach.

Typowe sytuacje, w których obowiązuje WHT:

• Dywidendy – wypłacane udziałowcom mającym siedzibę poza Polską.

• Odsetki – np. od pożyczek udzielonych przez zagraniczne podmioty.

• Opłaty licencyjne – za korzystanie z praw autorskich, patentów, know-how, znaków towarowych.

• Usługi niematerialne – doradcze, księgowe, prawnicze, reklamowe, badania rynku, gwarancje i poręczenia.

Granica 2 mln zł

Od 2019 r. obowiązują przepisy tzw. „pay and refund”:

• jeśli suma wypłat dla jednego kontrahenta przekroczy 2 mln zł rocznie, polska firma musi co do zasady pobrać podatek w pełnej wysokości, a dopiero potem kontrahent może wystąpić o zwrot.

• poniżej tego limitu można korzystać z uproszczeń (np. stosować stawki z umów o UPO).

Dla małych firm próg 2 mln zł jest rzadko osiągalny, ale warto o nim pamiętać.

Jak rozliczyć podatek u źródła w małej firmie?

Obowiązki płatnika

Polska firma, dokonując płatności za granicę, staje się płatnikiem podatku u źródła. Oznacza to, że musi:

1. Potrącić podatek od należności brutto.

2. Wpłacić podatek do urzędu skarbowego (właściwego dla płatnika, czyli polskiej firmy).

3. Przekazać kontrahentowi kwotę netto po potrąceniu podatku.

4. Złożyć odpowiednią deklarację – CIT-10Z (dla podatku dochodowego od osób prawnych) lub PIT-8AR (dla osób fizycznych).

Certyfikat rezydencji

Aby zastosować niższą stawkę podatku lub zwolnienie wynikające z umów międzynarodowych, kontrahent musi dostarczyć certyfikat rezydencji podatkowej – dokument potwierdzający, że podlega opodatkowaniu w swoim kraju.

• Certyfikat musi być aktualny – zwykle nie starszy niż 12 miesięcy.

• Wystarczy wersja elektroniczna, o ile można potwierdzić jej autentyczność.

Terminy

• Podatek należy wpłacić do 7. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wypłaty.

• Deklaracje (np. CIT-10Z) składa się również do 7. dnia kolejnego miesiąca.

Przykład w praktyce

Załóżmy, że polska spółka z o.o. kupuje licencję od niemieckiej firmy.

• Kwota licencji: 10 000 zł.

• Stawka podatku u źródła: 20% (opłaty licencyjne).

Bez certyfikatu rezydencji

Polska firma musi potrącić podatek:

• 10 000 zł × 20% = 2 000 zł → do urzędu skarbowego.

• Niemiecki kontrahent otrzyma tylko 8 000 zł.

Z certyfikatem rezydencji i umową o UPO (Polska–Niemcy)

Umowa przewiduje stawkę 5%:

• 10 000 zł × 5% = 500 zł → do urzędu.

• Kontrahent otrzyma 9 500 zł.

Różnica jest znacząca – dlatego dokumentacja ma kluczowe znaczenie.

Sankcje i ryzyka

Nieprawidłowe rozliczenie podatku u źródła może być kosztowne.

• Odpowiedzialność płatnika – jeśli firma nie pobierze podatku, to ona odpowiada za jego zapłatę.

• Dodatkowe odsetki i kary – urząd może nałożyć sankcje finansowe.

• Brak możliwości zaliczenia kosztu – jeśli firma nie rozliczy podatku prawidłowo, może stracić prawo do zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodu.

Jak uprościć rozliczenia w małej firmie?

• Zbieraj certyfikaty rezydencji – zawsze przed dokonaniem przelewu.

• Konsultuj umowy – sprawdź, czy należność podlega pod WHT.

• Korzystaj z księgowego lub doradcy podatkowego – szczególnie przy większych transakcjach.

• Monitoruj limity – jeśli zbliżasz się do 2 mln zł rocznie dla jednego kontrahenta, przygotuj się na procedurę „pay and refund”.

Sprawdź również: Cash pooling – co to jest i kiedy się opłaca?

Podsumowanie – podatek u źródła

Podatek u źródła to mechanizm, który ma na celu zabezpieczenie wpływów podatkowych państwa w przypadku płatności transgranicznych. Choć może wydawać się skomplikowany, małe firmy również muszą znać jego zasady – zwłaszcza jeśli współpracują z zagranicznymi partnerami.

Kluczowe elementy, o których trzeba pamiętać:

• podatek u źródła pobiera się w Polsce w momencie wypłaty należności za granicę,

• stawki zależą od rodzaju płatności i umów międzynarodowych,

• certyfikat rezydencji to podstawa do zastosowania ulg,

• błędy mogą skutkować poważnymi sankcjami.

Jeśli Twoja firma dokonuje płatności zagranicznych – sprawdź, czy nie musisz rozliczać podatku u źródła. W ten sposób unikniesz niepotrzebnych kosztów i problemów z urzędem skarbowym.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) – podatek u źródła

1. Czym jest podatek u źródła?

To podatek dochodowy pobierany w Polsce w momencie wypłaty należności zagranicznemu kontrahentowi. Płatnikiem jest polska firma, która potrąca część kwoty i wpłaca ją do urzędu skarbowego.

2. Kiedy trzeba zapłacić podatek u źródła?

Podatek u źródła dotyczy m.in. dywidend, odsetek, opłat licencyjnych oraz usług niematerialnych (np. doradczych, prawniczych, reklamowych) świadczonych przez podmioty z zagranicy.

3. Jakie są stawki podatku u źródła w Polsce?

Najczęściej stosuje się 19% (np. dywidendy) i 20% (usługi doradcze, księgowe, prawne, reklamowe). Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania pozwalają zastosować niższe stawki.

4. Co to jest certyfikat rezydencji i dlaczego jest potrzebny?

To dokument potwierdzający, że kontrahent podlega opodatkowaniu w swoim kraju. Dzięki niemu można zastosować niższą stawkę podatku lub zwolnienie wynikające z umowy międzynarodowej.

Maja Białas

Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.