Prosta księgowość – jak prowadzić ją samodzielnie?

Prosta księgowość to rozwiązanie, które pozwala samodzielnie prowadzić firmowe rozliczenia bez pomocy biura rachunkowego. W tym artykule wyjaśniamy, jak prowadzić prostą księgowość samodzielnie, jakie narzędzia wybrać i na co uważać przy pierwszych rozliczeniach.
Przeczytaj nasz poradnik i przekonaj się, że księgowość nie musi być trudna.

Co to jest prosta księgowość i kto może z niej korzystać?

Prosta księgowość to uproszczony sposób rozliczania działalności gospodarczej, przeznaczony głównie dla mikro i małych firm oraz osób prowadzących jednoosobową działalność.
W odróżnieniu od pełnej księgowości, nie wymaga skomplikowanych ewidencji ani bilansów – wystarczy rejestrować przychody, koszty i podatki.

W Polsce najczęściej spotykane formy prostej księgowości to:

• księga przychodów i rozchodów (KPiR);

• ewidencja przychodów.

Z uproszczonej księgowości można korzystać, jeśli roczny przychód firmy nie przekracza 2 mln euro (po przeliczeniu na złote). Po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Jak prowadzić prostą księgowość krok po kroku?

Na początku najważniejsze jest dobre przygotowanie. Oto, co trzeba zrobić:

1. Zarejestruj działalność w CEIDG – w formularzu wskaż formę opodatkowania (ryczałt, zasady ogólne, podatek liniowy);

2. Załóż firmowe konto bankowe – ułatwi oddzielenie prywatnych i firmowych wydatków;

3. Wybierz program do fakturowania i ewidencji – np. FakturaXL, iFirma, inFakt, mOrganizer Finansów czy Comarch ERP XT;

4. Zorganizuj miejsce do przechowywania dokumentów – w formie papierowej lub cyfrowej (na dysku lub w chmurze);

5. Zadbaj o numerację faktur i porządek w plikach – dzięki temu rozliczenia będą zawsze przejrzyste.

Regularność i porządek to podstawa skutecznego prowadzenia księgowości samodzielnie.

Najważniejsze obowiązki przedsiębiorcy prowadzącego księgowość samodzielnie

Samodzielne prowadzenie księgowości wymaga systematyczności i dokładności. Oto główne obowiązki, które musisz wykonywać:

• wystawianie faktur;

• ewidencja przychodów i kosztów;

• obliczanie i opłacanie zaliczek na podatek dochodowy;

• składanie deklaracji rocznych (PIT-36, PIT-28);

• prowadzenie ewidencji VAT, jeśli jesteś vatowcem;

• przygotowanie się na KSeF – od 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy.

Warto już teraz poznać zasady działania KSeF – przeczytaj nasz artykuł „KSeF – co to właściwie jest?”, by dowiedzieć się, jak przygotować się na zmiany.

Jakie programy pomagają w prowadzeniu prostej księgowości?

Dzięki nowoczesnym narzędziom online prosta księgowość staje się naprawdę łatwa do opanowania. Programy księgowe automatyzują wiele zadań – od wystawiania faktur po generowanie deklaracji podatkowych i raportów finansowych.

Najważniejsze zalety takich rozwiązań to:

• automatyczne zapisy w KPiR;

• integracja z kontem bankowym;

• przypomnienia o terminach podatkowych;

• łatwe wysyłanie deklaracji do urzędów;

• generowanie raportów i analiz.

Na rynku znajdziesz wiele intuicyjnych narzędzi, które pomogą w prowadzeniu księgowości samodzielnie:

• iFirma – jeden z najpopularniejszych programów dla JDG; umożliwia fakturowanie, prowadzenie KPiR i składanie deklaracji bezpośrednio z systemu;

• FakturaXL – proste narzędzie online do fakturowania i ewidencji przychodów, idealne dla osób rozliczających się ryczałtem;

• mOrganizer Finansów – rozwiązanie łączące funkcje fakturowania, CRM i przypomnień o płatnościach;

• Comarch ERP XT – rozbudowany system, który pozwala na integrację księgowości z magazynem i sprzedażą, dobry dla małych firm z większą ilością dokumentów;

• inFakt – aplikacja z opcją współpracy z księgową i przechowywania dokumentów w chmurze.

Wszystkie te narzędzia są dostępne online i oferują darmowe wersje testowe, więc możesz sprawdzić, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Najczęstsze błędy przy prowadzeniu prostej księgowości samodzielnie

Samodzielna księgowość to niezależność, ale też odpowiedzialność.
Oto najczęstsze błędy, których warto unikać:

• błędne daty lub brak numeracji na fakturach;

• łączenie wydatków prywatnych z firmowymi;

• brak regularnych zapisów w KPiR;

• pomyłki w stawkach VAT;

• niepoprawne rozliczanie składek ZUS;

• brak kopii zapasowych dokumentów.

Aby uniknąć problemów, poświęć kilka minut tygodniowo na aktualizację ewidencji i kontrolę dokumentów. Regularność naprawdę się opłaca.

Kiedy lepiej zlecić księgowość biuru rachunkowemu?

Nie zawsze warto robić wszystko samodzielnie. Wraz z rozwojem firmy obowiązków przybywa, a przepisy często się zmieniają.
Biuro rachunkowe lub księgowy mogą być nieocenionym wsparciem, jeśli:

• masz coraz więcej faktur miesięcznie;

• zatrudniasz pracowników;

• Twoja firma jest podatnikiem VAT;

• nie masz czasu na śledzenie zmian podatkowych;

• współpracujesz z zagranicznymi kontrahentami.

Warto też rozważyć model hybrydowy – samodzielne wystawianie faktur i ewidencjonowanie kosztów przy jednoczesnym korzystaniu z konsultacji księgowego.

Podsumowanie

Samodzielne prowadzenie prostej księgowości to świetna opcja dla osób, które chcą lepiej zrozumieć finanse swojej firmy i mieć nad nimi pełną kontrolę.
Dzięki nowoczesnym narzędziom online wystarczy kilka godzin miesięcznie, by sprawnie rozliczać przychody, podatki i koszty.

Pamiętaj jednak, że księgowość to nie tylko formalność – to także źródło wiedzy o kondycji Twojej działalności.

 Sprawdź też nasze poradniki:

• Promesa kredytowa – co to jest i jak ją uzyskać?

• Porównywarki finansowe – jak działają i dlaczego warto z nich korzystać jako przedsiębiorca?

FAQ

Jak prowadzić księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej?
Wystarczy wybrać formę opodatkowania (ryczałt lub zasady ogólne), prowadzić KPiR lub ewidencję przychodów i regularnie rozliczać podatki. Pomocne są programy księgowe online.

Czy można prowadzić księgowość samemu bez księgowej?
Tak. W przypadku małych firm i JDG to bardzo częsta praktyka. Wystarczy trochę systematyczności i korzystanie z prostych programów z automatycznymi wyliczeniami.

Ile kosztuje prowadzenie księgowości samemu?
Najczęściej jedyny koszt to opłata za program księgowy – od 0 do 50 zł miesięcznie. To znacznie mniej niż koszt obsługi biura rachunkowego.

Czy muszę mieć wiedzę księgową, by prowadzić księgowość samodzielnie?
Nie. Większość narzędzi online prowadzi użytkownika krok po kroku. Warto jednak śledzić zmiany w przepisach podatkowych i korzystać z poradników, takich jak ten.

Maja Białas

Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.