Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej – kto może odzyskać pieniądze z ZUS
Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej to temat, który tak naprawdę co roku interesuje wielu przedsiębiorców. Po rocznym rozliczeniu może się bowiem okazać, że suma składek zapłaconych w trakcie roku była wyższa niż składka należna po ostatecznym wyliczeniu dochodu lub przychodu. W takiej sytuacji przedsiębiorca może odzyskać pieniądze z ZUS. Nie oznacza to jednak, że każda osoba opłacająca składkę zdrowotną automatycznie otrzyma przelew. Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, którzy mają obowiązek rocznego rozliczenia tej składki. Ważne są też terminy, prawidłowe dokumenty oraz brak zaległości wobec ZUS.
W 2026 roku przedsiębiorcy rozliczali składkę zdrowotną za 2025 rok. Termin złożenia dokumentów rozliczeniowych za kwiecień 2026 roku wraz z rocznym rozliczeniem składki zdrowotnej upłynął 20 maja 2026 roku. Jeśli z rozliczenia wynikała kwota do zwrotu, ZUS przygotował wniosek RZS-R, który należało wysłać do 1 czerwca 2026 roku.
Kto może odzyskać nadpłatę składki zdrowotnej?
Nadpłatę składki zdrowotnej mogą odzyskać przedsiębiorcy, którzy w danym roku prowadzili pozarolniczą działalność gospodarczą i rozliczali składkę zdrowotną w zależności od osiąganego dochodu lub przychodu.
Dotyczy to przede wszystkim osób rozliczających się:
- według skali podatkowej,
- podatkiem liniowym,
- ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Zwrot może przysługiwać wtedy, gdy po rocznym rozliczeniu okaże się, że przedsiębiorca zapłacił w ciągu roku więcej, niż powinien. Może do tego dojść np. wtedy, gdy miesięczne podstawy składki były wyższe, a ostateczne roczne rozliczenie wykazało niższą należną składkę.
Co ważne, obowiązek rocznego rozliczenia składki zdrowotnej może dotyczyć również przedsiębiorcy, który w trakcie roku zawiesił albo zakończył działalność. Jeśli w 2025 roku choć przez jeden dzień podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu prowadzenia działalności, powinien rozliczyć składkę za ten rok.
Czy pracownik etatowy może sam odzyskać nadpłatę składki zdrowotnej?
W typowym przypadku nie. Wniosek RZS-R dotyczy przedsiębiorców rozliczających roczną składkę zdrowotną z działalności gospodarczej, a nie pracowników zatrudnionych na umowie o pracę.
Pracownik etatowy nie składa samodzielnie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej do ZUS tylko dlatego, że z jego pensji pobierana jest składka zdrowotna. W jego przypadku składki rozlicza płatnik, czyli najczęściej pracodawca.
Inaczej wygląda sytuacja osób prowadzących działalność gospodarczą. To one samodzielnie rozliczają składkę zdrowotną w dokumentach ZUS i to one mogą mieć nadpłatę wynikającą z rocznego rozliczenia.
Kiedy powstaje nadpłata składki zdrowotnej?
Nadpłata składki zdrowotnej powstaje wtedy, gdy suma składek zapłaconych w trakcie roku jest wyższa niż składka należna po rocznym rozliczeniu.
Najprościej mówiąc: przedsiębiorca przez cały rok opłaca miesięczne składki zdrowotne, a po zakończeniu roku musi sprawdzić, ile ostatecznie powinien zapłacić. Jeśli zapłacił za dużo, pojawia się kwota do zwrotu.
Przykład:
Przedsiębiorca w ciągu roku zapłacił łącznie 7 000 zł składki zdrowotnej. Po rocznym rozliczeniu okazało się, że należna składka za cały rok wynosi 6 200 zł. Różnica, czyli 800 zł, może stanowić nadpłatę do zwrotu albo do rozliczenia na koncie płatnika.
Warto jednak pamiętać, że sama nadpłata wykazana w rozliczeniu nie zawsze oznacza szybki przelew z ZUS. Trzeba jeszcze spełnić warunki formalne.
Sprawdź również: Kto nie może prowadzić działalności gospodarczej? Sprawdzamy!
Jak złożyć wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?
Jeśli z rocznego rozliczenia wynika kwota do zwrotu, ZUS przygotowuje wniosek RZS-R, czyli wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej. Dokument jest tworzony na koncie płatnika w eZUS/PUE ZUS po złożeniu i przetworzeniu dokumentów rozliczeniowych.
Przedsiębiorca powinien:
- zalogować się do eZUS/PUE ZUS,
- sprawdzić przygotowany wniosek RZS-R,
- zweryfikować dane,
- uzupełnić numer rachunku bankowego, jeśli jest to potrzebne,
- podpisać i wysłać wniosek do ZUS.
Za rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok wniosek RZS-R należało wysłać do 1 czerwca 2026 roku. To ważne, ponieważ wniosek złożony po terminie nie jest standardową drogą do otrzymania zwrotu wynikającego z rocznego rozliczenia.
Do kiedy ZUS zwróci nadpłatę składki zdrowotnej za 2025 rok?
W przypadku rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 rok ZUS ma przekazać zwrot najpóźniej do 3 sierpnia 2026 roku. Pieniądze trafią na rachunek bankowy wskazany we wniosku RZS-R.
Zwrot nie nastąpi jednak wtedy, gdy przedsiębiorca ma zaległości wobec ZUS. W takiej sytuacji nadpłata zostanie w pierwszej kolejności przeznaczona na ich pokrycie. Dopiero ewentualna pozostała kwota może zostać zwrócona przedsiębiorcy.
Brak zaległości wobec ZUS – dlaczego to takie ważne?
Jednym z najważniejszych warunków otrzymania pieniędzy na konto jest brak zaległości z tytułu składek oraz brak nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych.
Jeśli na koncie płatnika są zaległości, ZUS nie potraktuje całej nadpłaty jako kwoty do wypłaty. Najpierw pomniejszy zadłużenie. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że zamiast przelewu może zobaczyć rozliczenie nadpłaty na swoim koncie w ZUS.
Przykład:
Przedsiębiorca ma 1 200 zł nadpłaty składki zdrowotnej, ale jednocześnie zalega z opłaceniem składek w wysokości 700 zł. W takim przypadku ZUS może zaliczyć część nadpłaty na zaległość. Do zwrotu pozostanie tylko różnica, o ile nie ma innych zobowiązań.
Dlatego przed oczekiwaniem na przelew warto sprawdzić saldo konta płatnika w eZUS/PUE ZUS.
Co jeśli przedsiębiorca nie złożył wniosku RZS-R w terminie?
Jeśli przedsiębiorca nie wysłał wniosku RZS-R w terminie, ZUS nie musi zwrócić pieniędzy bezpośrednio na rachunek bankowy w ramach standardowej procedury zwrotu nadpłaty z rocznego rozliczenia.
Nie oznacza to jednak, że nadpłata znika. ZUS rozliczy ją na koncie płatnika. Może ona zostać zaliczona na bieżące albo przyszłe składki. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może przez jakiś czas płacić niższe składki albo mieć pomniejszone kolejne zobowiązania wobec ZUS.
Warto więc sprawdzić konto płatnika i zobaczyć, czy nadpłata została rozliczona. Jeśli przedsiębiorca ma wątpliwości, może skontaktować się z ZUS albo zweryfikować saldo w eZUS/PUE.
Sprawdź również: Ulga na internet – kto może skorzystać i ile można odliczyć?
RZS-R a RZS-P – czym różnią się te formularze?
Przy zwrocie nadpłaconych składek łatwo pomylić dwa formularze: RZS-R i RZS-P. Choć oba dotyczą zwrotu pieniędzy z ZUS, mają inne zastosowanie.
RZS-R to wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej wynikającej z rocznego rozliczenia. Jest przygotowywany przez ZUS po złożeniu dokumentów rozliczeniowych, jeśli z rozliczenia wynika kwota do zwrotu.
RZS-P to wniosek płatnika składek o zwrot nienależnie opłaconych składek. Ma szersze zastosowanie i może dotyczyć nie tylko rocznego rozliczenia składki zdrowotnej, ale również innych sytuacji, w których płatnik opłacił składki w zawyżonej wysokości.
RZS-P może być potrzebny np. wtedy, gdy przedsiębiorca stwierdzi nadpłatę po korekcie dokumentów albo chce wystąpić o zwrot nienależnie opłaconych składek z innego tytułu.
Czy korekta dokumentów może wpłynąć na zwrot?
Tak. Korekta dokumentów rozliczeniowych może mieć wpływ na wysokość składki zdrowotnej, a tym samym na kwotę nadpłaty albo niedopłaty.
Jeśli przedsiębiorca popełnił błąd w dokumentach, powinien go skorygować. Może się wtedy okazać, że pierwotnie wykazana nadpłata była zbyt wysoka, zbyt niska albo w ogóle nie powinna powstać.
Warto zwrócić uwagę, że korekty składane po terminie mogą mieć różne skutki praktyczne. Dlatego w przypadku większych kwot, wątpliwości księgowych albo zmian w podstawie wymiaru składki dobrze skonsultować się z księgowym lub biurem rachunkowym.
Składka zdrowotna a forma opodatkowania
Sposób wyliczenia składki zdrowotnej zależy od formy opodatkowania. Inaczej wygląda to u przedsiębiorcy na skali podatkowej, inaczej na podatku liniowym, a jeszcze inaczej na ryczałcie.
W przypadku skali podatkowej i podatku liniowego składka zdrowotna jest powiązana z dochodem. U ryczałtowców zależy od przychodów i właściwego progu przychodowego.
To właśnie dlatego roczne rozliczenie jest tak ważne. Dopiero po zakończeniu roku można ustalić ostateczną podstawę i sprawdzić, czy przedsiębiorca ma niedopłatę, czy nadpłatę.
Co zrobić, jeśli z rozliczenia wyszła niedopłata?
Nie każdy przedsiębiorca otrzyma zwrot. Roczne rozliczenie może wykazać również niedopłatę składki zdrowotnej. Wtedy trzeba ją uregulować.
Jeżeli po rozliczeniu okaże się, że przedsiębiorca zapłacił za mało, powinien dopłacić brakującą kwotę. W przypadku rozliczenia za 2025 rok niedopłatę należało uregulować razem ze składkami za kwiecień 2026 roku, czyli do 20 maja 2026 roku.
To ważne, ponieważ niedopłata nie jest neutralna dla firmy. Jeśli nie zostanie uregulowana, może powstać zaległość wobec ZUS.
Jak sprawdzić, czy ZUS zwróci pieniądze?
Przedsiębiorca może sprawdzić informacje o nadpłacie i zwrocie na swoim koncie w eZUS/PUE ZUS. Warto zweryfikować przede wszystkim:
- czy roczne rozliczenie składki zdrowotnej zostało złożone,
- czy z rozliczenia wynika kwota do zwrotu,
- czy wniosek RZS-R został przygotowany,
- czy wniosek został podpisany i wysłany w terminie,
- czy numer rachunku bankowego jest prawidłowy,
- czy na koncie płatnika nie ma zaległości.
Jeśli wszystkie warunki zostały spełnione, przedsiębiorca powinien otrzymać zwrot na konto w ustawowym terminie.
Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej a płynność finansowa firmy
Dla wielu mikro- i małych przedsiębiorców zwrot nadpłaty składki zdrowotnej może być realnym wsparciem finansowym. Nawet kilkaset czy kilka tysięcy złotych może pomóc w opłaceniu bieżących kosztów, uregulowaniu faktur, zakupie materiałów albo zabezpieczeniu firmowego budżetu.
Nie warto jednak traktować takiego zwrotu jako pewnego źródła dodatkowej gotówki. Po pierwsze, nie każdy przedsiębiorca wykaże nadpłatę. Po drugie, jeśli firma ma zaległości wobec ZUS, pieniądze mogą zostać przeznaczone na ich pokrycie. Po trzecie, opóźnienia w analizie dokumentów lub błędy w rozliczeniach mogą wydłużyć cały proces.
Dlatego przedsiębiorcy powinni regularnie kontrolować swoje rozliczenia z ZUS, planować zobowiązania publicznoprawne i pilnować terminów. To szczególnie ważne w firmach, które działają sezonowo, mają nieregularne przychody albo często zmagają się z opóźnieniami w płatnościach od kontrahentów.
Podsumowanie
Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej może przysługiwać przedsiębiorcom, którzy po rocznym rozliczeniu wykażą, że zapłacili do ZUS więcej, niż wynosiła ich należna składka. W 2026 roku dotyczy to rozliczenia za 2025 rok.
Aby otrzymać pieniądze na konto, konieczne było złożenie wniosku RZS-R w terminie, wskazanie prawidłowego rachunku bankowego oraz brak zaległości wobec ZUS. Jeśli przedsiębiorca nie złożył wniosku na czas, nadpłata nie przepada, ale może zostać rozliczona na koncie płatnika i zaliczona na bieżące lub przyszłe składki. Dla firm to dobra okazja, aby sprawdzić swoje rozliczenia z ZUS i uporządkować finanse. Nawet jeśli zwrot składki zdrowotnej nie zawsze oznacza przelew na konto, nadpłata może pomniejszyć kolejne zobowiązania i poprawić bieżącą sytuację finansową przedsiębiorcy.
Sprawdź również: Co zrobić, gdy firma nie ma z czego zapłacić podatków i ZUSu?
Najczęstsze pytania o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej
Kto może otrzymać zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?
Zwrot może otrzymać przedsiębiorca, który w rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej wykaże nadpłatę, złoży wymagany wniosek RZS-R i nie ma zaległości wobec ZUS.
Czy zwrot nadpłaty składki zdrowotnej jest automatyczny?
Nie w pełni. ZUS przygotowuje wniosek RZS-R, ale przedsiębiorca musi go sprawdzić, podpisać i wysłać. Jeśli tego nie zrobi w terminie, nadpłata może zostać rozliczona na koncie płatnika zamiast wypłacona na rachunek bankowy.
Do kiedy trzeba było złożyć wniosek RZS-R za 2025 rok?
Wniosek RZS-R za 2025 rok należało wysłać do 1 czerwca 2026 roku.
Do kiedy ZUS zwróci nadpłatę składki zdrowotnej za 2025 rok?
ZUS powinien zwrócić nadpłatę najpóźniej do 3 sierpnia 2026 roku, o ile przedsiębiorca złożył wniosek w terminie i nie ma zaległości.
Co jeśli przedsiębiorca ma zaległości w ZUS?
Jeśli przedsiębiorca ma zaległości, ZUS przeznaczy nadpłatę w pierwszej kolejności na ich pokrycie. Dopiero ewentualna pozostała kwota może zostać zwrócona na konto.
Czy można odzyskać składki przez RZS-P?
Tak, ale RZS-P dotyczy zwrotu nienależnie opłaconych składek i ma inne zastosowanie niż RZS-R. RZS-R odnosi się do nadpłaty składki zdrowotnej wynikającej z rocznego rozliczenia.
Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.