Reklama na Facebooku i Google w kosztach firmy – jak ją zaksięgować?
Reklama w internecie jest obecnie jednym z podstawowych sposobów pozyskiwania klientów. Przedsiębiorcy korzystają przede wszystkim z kampanii Google Ads oraz reklam publikowanych na Facebooku i Instagramie za pośrednictwem systemu Meta Ads. Wydatki na takie działania można zaliczyć do kosztów firmy. Zakup usług od zagranicznego dostawcy wiąże się jednak z dodatkowymi obowiązkami w zakresie VAT.
Czy reklamę na Facebooku i Google można zaliczyć do kosztów firmy?
Tak. Wydatek na reklamę może stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli służy:
- zdobywaniu nowych klientów,
- zwiększeniu sprzedaży,
- promowaniu produktów lub usług,
- budowaniu rozpoznawalności firmy,
- zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.
Nie ma przy tym znaczenia, czy konkretna kampania przyniosła oczekiwane rezultaty. Przedsiębiorca nie musi udowadniać, że reklama bezpośrednio doprowadziła do sprzedaży. Powinien jednak wykazać, że wydatek miał racjonalny związek z prowadzoną działalnością.
Wydatki reklamowe nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych. Należy jednak odróżnić reklamę od reprezentacji, której celem jest przede wszystkim budowanie prestiżu i pozytywnego wizerunku firmy. Kosztów reprezentacji co do zasady nie można odliczyć od przychodu.
Jaki dokument jest potrzebny do zaksięgowania reklamy?
Podstawą ujęcia wydatku w kosztach powinna być faktura wystawiona na firmę. Dokument można pobrać z panelu rozliczeniowego Google Ads albo Meta Ads.
Na fakturze powinny znajdować się między innymi:
- nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
- adres prowadzenia działalności,
- polski NIP, najlepiej poprzedzony kodem „PL”,
- dane sprzedawcy,
- data wystawienia faktury,
- nazwa i wartość zakupionej usługi.
Konto reklamowe warto od początku skonfigurować jako firmowe. Faktura wystawiona na dane prywatne albo bez NIP-u może utrudnić wykazanie, że zakup został dokonany na potrzeby działalności gospodarczej.
Reklama na Facebooku i Google jako import usług
Faktury za kampanie reklamowe nie zawsze wystawia polska firma. W przypadku Google Ads oraz Meta Ads usługodawcą często jest podmiot mający siedzibę w innym państwie Unii Europejskiej, np. w Irlandii. Aktualne dane kontrahenta należy jednak każdorazowo sprawdzić na otrzymanej fakturze.
Jeżeli zagraniczna firma wystawia fakturę bez VAT, polski przedsiębiorca zasadniczo powinien rozpoznać import usług. Oznacza to, że obowiązek rozliczenia polskiego VAT przechodzi na nabywcę reklamy.
Najczęściej należy zastosować podstawową stawkę VAT wynoszącą 23%.
Czy przed zakupem reklamy trzeba zarejestrować się do VAT-UE?
Jeżeli usługę świadczy kontrahent z innego państwa UE, przedsiębiorca powinien co do zasady zarejestrować się do VAT-UE przed dokonaniem pierwszego zakupu. Rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R.
Obowiązek ten może dotyczyć zarówno czynnych podatników VAT, jak i przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. Rejestracja do VAT-UE nie powoduje utraty krajowego zwolnienia. Po jej dokonaniu przedsiębiorca posługuje się podczas transakcji unijnych numerem NIP poprzedzonym kodem „PL”.
Zakupu usług reklamowych nie wykazuje się w informacji podsumowującej VAT-UE. Rejestracja jest jednak potrzebna do prawidłowego rozliczenia importu usług od kontrahenta z UE.
Sprawdź również: Kredyt pomostowy dla firm. Czym jest i kiedy warto z niego skorzystać?
Jak rozliczyć reklamę, będąc czynnym podatnikiem VAT?
Czynny podatnik VAT rozlicza import usługi reklamowej w pliku JPK_V7. Od wartości faktury nalicza VAT należny według polskiej stawki, najczęściej 23%.
Jeżeli reklama jest wykorzystywana wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, przedsiębiorca może jednocześnie wykazać tę samą kwotę jako podatek naliczony. W efekcie rozliczenie jest zazwyczaj neutralne podatkowo.
Przykład
Firma kupiła reklamę Google Ads za 1 000 zł netto. Faktura została wystawiona przez zagranicznego kontrahenta bez VAT.
Przedsiębiorca wykazuje:
- podstawę opodatkowania w wysokości 1 000 zł,
- VAT należny w wysokości 230 zł,
- VAT naliczony do odliczenia w wysokości 230 zł.
W kosztach uzyskania przychodów ujmuje 1 000 zł, pod warunkiem że ma pełne prawo do odliczenia VAT.
Jak rozliczyć reklamę przy zwolnieniu z VAT?
Przedsiębiorca zwolniony z VAT również musi rozliczyć import usług. Zwolnienie dotyczące jego własnej sprzedaży nie zwalnia go z obowiązku zapłaty VAT od usług nabywanych od zagranicznego kontrahenta.
W takim przypadku przedsiębiorca:
- Rejestruje się do VAT-UE, jeżeli kupuje usługę od firmy z UE.
- Nalicza polski VAT, najczęściej według stawki 23%.
- Składa deklarację VAT-9M.
- Wpłaca podatek do urzędu skarbowego.
Podatnik zwolniony z VAT nie może odliczyć naliczonego podatku. Zapłacony VAT może natomiast zwiększyć wartość kosztu podatkowego.
Przykład
Przedsiębiorca zwolniony z VAT kupił reklamę na Facebooku za 1 000 zł. Faktura zagranicznego kontrahenta nie zawiera VAT.
Od transakcji należy naliczyć:
1 000 zł × 23% = 230 zł VAT.
Przedsiębiorca wpłaca 230 zł do urzędu skarbowego. Łączny koszt podatkowy może wynieść 1 230 zł, ponieważ przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia VAT.
Jak zaksięgować fakturę za Facebook Ads lub Google Ads?
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatek na reklamę ujmuje się zazwyczaj w kolumnie 13 – „Pozostałe wydatki”.
Czynny podatnik VAT posiadający pełne prawo do odliczenia ujmuje w kosztach kwotę netto. Podatnik zwolniony z VAT albo niemający prawa do jego odliczenia może uwzględnić w kosztach również nieodliczony podatek.
W pełnej księgowości wydatki reklamowe ujmuje się najczęściej na koncie dotyczącym usług obcych lub kosztów reklamy i marketingu. Szczegółowy sposób ewidencji zależy od przyjętego planu kont.
Przedsiębiorca rozliczający działalność ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie odliczy wydatków reklamowych od przychodu. Faktura może jednak podlegać rozliczeniu na gruncie VAT.
Co zrobić, jeśli faktura jest wystawiona w euro lub innej walucie?
Fakturę zagraniczną należy przeliczyć na złote. Dla celów podatku dochodowego stosuje się co do zasady średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Przeliczenie podstawy opodatkowania na potrzeby VAT odbywa się według zasad określonych w ustawie o VAT. Ponieważ moment ujęcia kosztu i moment powstania obowiązku podatkowego mogą być różne, kurs zastosowany do rozliczenia VAT nie zawsze będzie taki sam jak kurs stosowany do podatku dochodowego.
Dodatkowo przy zapłacie może powstać różnica kursowa, jeżeli wartość faktury po przeliczeniu będzie różniła się od wartości faktycznie dokonanej płatności.
Reklama opłacona prywatną kartą – czy może być kosztem?
Samo opłacenie reklamy prywatną kartą nie przekreśla możliwości zaliczenia wydatku do kosztów. Najważniejsze jest, aby:
- reklama dotyczyła prowadzonej działalności,
- faktura zawierała prawidłowe dane firmy,
- przedsiębiorca potrafił udokumentować płatność.
Dla zachowania przejrzystości rozliczeń lepiej jednak korzystać z firmowego rachunku bankowego lub firmowej karty płatniczej.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu reklam internetowych
Do najczęściej popełnianych błędów należą:
- brak faktury wystawionej na firmę,
- podanie nieprawidłowego NIP-u na koncie reklamowym,
- brak rejestracji do VAT-UE,
- nierozliczenie importu usług przez podatnika zwolnionego z VAT,
- zaksięgowanie wydatku niezwiązanego z działalnością,
- automatyczne przyjęcie, że usługodawcą zawsze jest firma z Irlandii,
- nieprawidłowe przeliczenie faktury wystawionej w walucie obcej.
Podsumowanie – reklama na Facebooku i Google w kosztach firmy
Reklamy na Facebooku, Instagramie i w Google mogą zostać zaliczone do kosztów firmy, jeżeli służą prowadzonej działalności i zostały odpowiednio udokumentowane. Najwięcej uwagi wymaga zakup reklamy od zagranicznego dostawcy. Taka transakcja najczęściej stanowi import usług, który musi rozliczyć również przedsiębiorca zwolniony z VAT. Przed uruchomieniem pierwszej kampanii warto prawidłowo uzupełnić dane firmy w systemie reklamowym, sprawdzić siedzibę podmiotu wystawiającego fakturę oraz – w przypadku usługodawcy z UE – dokonać rejestracji do VAT-UE.
Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.