Składka GAP a koszty uzyskania przychodów – jak ją rozliczyć?
Ubezpieczenie GAP najczęściej kojarzy się z samochodami kupowanymi na kredyt lub użytkowanymi na podstawie leasingu. W przypadku kradzieży albo szkody całkowitej pozwala zmniejszyć stratę wynikającą ze spadku wartości pojazdu. Jeżeli samochód jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, składka GAP może również stanowić koszt uzyskania przychodów. Nie zawsze jednak przedsiębiorca rozliczy ją w pełnej wysokości.
Czym jest ubezpieczenie GAP?
GAP, czyli Guaranteed Asset Protection, to dobrowolne ubezpieczenie chroniące przed finansowymi skutkami utraty wartości pojazdu. Standardowe ubezpieczenie AC w przypadku kradzieży lub szkody całkowitej zazwyczaj zapewnia odszkodowanie odpowiadające wartości rynkowej samochodu w dniu zdarzenia.
Problem polega na tym, że wartość samochodu może szybko spadać. Odszkodowanie z AC nie zawsze wystarczy więc na zakup podobnego pojazdu lub spłatę pozostałych zobowiązań wobec leasingodawcy. GAP ma pokryć przynajmniej część powstałej różnicy.
W zależności od rodzaju polisy punktem odniesienia może być:
- wartość samochodu wskazana na fakturze zakupu,
- wartość pojazdu z dnia zawarcia ubezpieczenia,
- kwota pozostała do spłaty w ramach leasingu lub kredytu,
- wartość odszodowania wypłaconego z AC.
Ubezpieczenie GAP jest szczególnie popularne wśród przedsiębiorców finansujących nowe lub stosunkowo drogie samochody.
Czy składka GAP może być kosztem uzyskania przychodów?
Przedsiębiorca może zaliczyć składkę GAP do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli samochód jest wykorzystywany w prowadzonej działalności. Wydatek służy wówczas zabezpieczeniu firmowego majątku i ograniczeniu ryzyka finansowego związanego z kradzieżą lub szkodą całkowitą.
Podstawą rozliczenia jest ogólna definicja kosztów uzyskania przychodów. Kosztem może być wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, pod warunkiem że nie został wyłączony z kosztów na podstawie przepisów.
Samo posiadanie polisy nie wystarczy. Przedsiębiorca powinien:
- faktycznie ponieść koszt składki,
- posiadać dokument potwierdzający wydatek,
- wykorzystywać ubezpieczony samochód w działalności,
- być w stanie wykazać związek ubezpieczenia z prowadzoną firmą.
Jaki limit obowiązuje przy rozliczaniu GAP?
W przypadku ubezpieczenia samochodu osobowego trzeba uwzględnić limit 150 000 zł. Jeżeli wartość pojazdu przyjęta dla celów ubezpieczenia nie przekracza tej kwoty, składka GAP może zostać zaliczona do kosztów w całości – oczywiście pod warunkiem spełnienia pozostałych wymagań.
Jeżeli wartość samochodu przekracza 150 000 zł, składka stanowi koszt podatkowy tylko w odpowiedniej proporcji.
Oblicza się ją według wzoru:
150 000 zł ÷ wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia × wysokość składki GAP
Pozostała część składki nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.
Jak obliczyć koszt składki GAP? Przykład
Przedsiębiorca wykorzystuje w działalności samochód osobowy o wartości 250 000 zł. Składka na ubezpieczenie GAP wyniosła 5 000 zł.
Najpierw należy obliczyć proporcję:
150 000 zł ÷ 250 000 zł = 60%
Następnie proporcję stosuje się do wysokości składki:
5 000 zł × 60% = 3 000 zł
Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 3 000 zł. Pozostałe 2 000 zł nie będzie kosztem podatkowym.
Czy od 2026 roku limit dla GAP wynosi 100 000 zł?
Od 1 stycznia 2026 roku zmieniły się limity podatkowe dotyczące amortyzacji oraz opłat wynikających z leasingu, najmu i innych podobnych umów. Ich wysokość może zależeć między innymi od poziomu emisji CO₂ samochodu.
Zmiany te nie obniżyły jednak limitu odnoszącego się do składek na ubezpieczenie samochodu osobowego. Przy rozliczaniu ubezpieczenia GAP nadal stosuje się limit 150 000 zł.
Oznacza to, że przedsiębiorca może stosować inny limit do rat leasingowych lub amortyzacji, a inny do składki GAP. Nie należy więc automatycznie rozliczać wszystkich wydatków dotyczących samochodu według tej samej wartości.
Jak rozliczyć GAP przy samochodzie w leasingu?
Możliwość rozliczenia składki GAP nie zależy od tego, czy samochód stanowi własność przedsiębiorcy. Ubezpieczenie można zaliczyć do kosztów również wtedy, gdy pojazd jest użytkowany na podstawie leasingu.
Najważniejsze jest to, aby przedsiębiorca rzeczywiście ponosił koszt polisy i posiadał dokument potwierdzający wydatek. GAP może być opłacany:
- jednorazowo,
- w miesięcznych ratach,
- razem z ratami leasingowymi,
- bezpośrednio u ubezpieczyciela,
- za pośrednictwem leasingodawcy.
Jeżeli składka GAP jest wykazana jako osobna pozycja na fakturze lub innym dokumencie, jej prawidłowe rozliczenie jest prostsze. Gdy ubezpieczenie stanowi element jednej zbiorczej opłaty, warto sprawdzić, czy leasingodawca wskazał wysokość składki i wartość samochodu przyjętą dla celów ubezpieczenia.
Jeżeli koszt GAP jest ponoszony w miesięcznych ratach, do kosztów ujmuje się odpowiednią część każdej raty, z uwzględnieniem proporcji obowiązującej dla samochodów o wartości przekraczającej 150 000 zł.
Czy sposób użytkowania samochodu wpływa na rozliczenie GAP?
Przepisy ograniczają do 75% możliwość zaliczania do kosztów wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego, jeżeli pojazd służy zarówno celom firmowym, jak i prywatnym.
Składka GAP nie jest jednak typowym kosztem eksploatacyjnym, takim jak paliwo, naprawy, części zamienne, myjnia czy opłaty parkingowe. Jej celem jest ubezpieczenie wartości pojazdu. W praktyce przyjmuje się więc, że składki ubezpieczeniowej GAP nie trzeba dodatkowo ograniczać do 75%. Podstawowym ograniczeniem pozostaje proporcja wynikająca z limitu 150 000 zł.
Inaczej wygląda sytuacja samochodu prywatnego, który nie został wprowadzony do majątku firmy, ale jest wykorzystywany również w działalności. W takim przypadku przedsiębiorca rozlicza zasadniczo 20% poniesionych wydatków związanych z pojazdem. Ograniczenie może objąć także koszty jego ubezpieczenia.
Kiedy zaksięgować składkę GAP?
Moment ujęcia składki w kosztach zależy od sposobu prowadzenia księgowości oraz okresu obowiązywania ochrony.
Przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną może zasadniczo ująć wydatek jednorazowo w dacie jego poniesienia. Najczęściej będzie to data wystawienia dokumentu stanowiącego podstawę zapisu w księdze.
Przy metodzie memoriałowej składkę dotyczącą okresu przekraczającego jeden rok podatkowy należy rozliczyć proporcjonalnie do okresu, którego dotyczy. Podobne rozliczenie w czasie stosuje się w księgach rachunkowych.
Jeżeli GAP jest opłacany w ratach, przedsiębiorca ujmuje w kosztach kolejne opłaty zgodnie z otrzymywanymi dokumentami.
Przeczytaj również: Rower elektryczny na firmę – czy przedsiębiorca może go odliczyć?
Jak udokumentować składkę GAP?
Podstawą rozliczenia może być między innymi faktura, polisa, nota ubezpieczeniowa albo inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku.
Dokumentacja powinna pozwalać ustalić:
- wysokość składki,
- okres obowiązywania ochrony,
- dane ubezpieczonego samochodu,
- wartość pojazdu przyjętą dla celów ubezpieczenia,
- osobę lub firmę ponoszącą wydatek.
Warto zachować również umowę leasingu oraz warunki ubezpieczenia. Mogą one być potrzebne do prawidłowego obliczenia części składki stanowiącej koszt podatkowy.
Czy od składki GAP można odliczyć VAT?
Usługi ubezpieczeniowe są zasadniczo zwolnione z VAT. Na dokumencie dotyczącym składki GAP najczęściej nie występuje więc podatek naliczony, który przedsiębiorca mógłby odliczyć.
Należy jednak sprawdzić, w jaki sposób koszt został wykazany przez ubezpieczyciela lub leasingodawcę. GAP może być rozliczony jako osobna składka albo element szerszej usługi związanej z finansowaniem samochodu.
Czy wypłata odszkodowania z GAP jest przychodem?
Rozliczenie składki jako kosztu nie jest jedynym skutkiem podatkowym związanym z GAP. Jeżeli ubezpieczenie dotyczy samochodu wykorzystywanego w działalności, wypłacone odszkodowanie może stanowić przychód firmowy.
Dotyczy to między innymi świadczenia otrzymanego po kradzieży lub szkodzie całkowitej samochodu będącego środkiem trwałym. Przychód może powstać również wtedy, gdy GAP stanowi uzupełnienie odszkodowania z AC.
Szczegółowe rozliczenie zależy jednak od konstrukcji umowy, statusu samochodu oraz tego, komu ubezpieczyciel wypłacił pieniądze. W leasingu świadczenie może zostać przekazane bezpośrednio leasingodawcy i wykorzystane do zamknięcia umowy.
Składka GAP w kosztach – podsumowanie
Składka GAP może stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli ubezpieczony samochód jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, a przedsiębiorca odpowiednio udokumentuje poniesiony wydatek.
Przy samochodzie osobowym najważniejsza jest wartość pojazdu przyjęta dla celów ubezpieczenia. Do kwoty 150 000 zł składkę można zasadniczo rozliczyć w całości. Jeżeli samochód jest droższy, koszt należy obliczyć proporcjonalnie.
Mimo zmian w rozliczaniu samochodów obowiązujących od 2026 roku limit dotyczący składek GAP pozostał na poziomie 150 000 zł. Przed zaksięgowaniem wydatku warto jednak sprawdzić polisę, sposób naliczania składki oraz dokumenty przekazane przez leasingodawcę lub ubezpieczyciela.
Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.