Krajowy system e-faktur – czym jest?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny, który radykalnie zmienia sposób wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w Polsce. System jest narzędziem informatycznym Ministerstwa Finansów, który ma zreorganizować proces fakturowania.
Wprowadzenie KSeF to rewolucja w sposobie dokumentowania transakcji, która wykracza poza wymiar czysto podatkowy, obejmując aspekty technologiczne, prawne (RODO) oraz organizacyjne.
Podstawowa definicja KSeF i format faktury
KSeF [https://www.enova.pl/krajowy-system-e-faktur/] pełni rolę scentralizowanej platformy, na której wszystkie faktury krajowe są przetwarzane w jednolity sposób.
- Faktury ustrukturyzowane: system działa wyłącznie w oparciu o faktury ustrukturyzowane. Oznacza to, że muszą być one obowiązkowo przesyłane w formacie elektronicznym XML.
- Unikalny numer identyfikacyjny: po przesłaniu faktury do KSeF, system waliduje jej poprawność i nadaje unikalny numer identyfikacyjny.
- Archiwizacja: KSeF przechowuje dokumenty elektronicznie przez okres 10 lat, co eliminuje konieczność ich drukowania i archiwizacji w innej formie przez przedsiębiorców.
Harmonogram obowiązkowego wdrożenia
Nowelizacja ustawy o VAT wprowadza obowiązek korzystania z KSeF etapowo.
- 1 lutego 2026 r.: KSeF stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r.: obowiązek ten rozszerzy się na wszystkich pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których wartość sprzedaży wynosi do 10 tys. zł miesięcznie).
- 1 stycznia 2027 r.: obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców, z wyjątkiem podmiotów, u których wartość sprzedaży w 2024 r. wyniosła do 10 tys. zł.
Przepisy przewidują również konsekwencje za nieprzestrzeganie nowych wymogów: działania podatników zobowiązanych do wystawiania faktur z pominięciem KSeF po wejściu obowiązku będą skutkować nałożeniem kar pieniężnych.
Funkcjonalność i integracja techniczna
Dla przedsiębiorców KSeF to duży projekt technologiczny, który wymaga dostosowania systemów IT i wdrożenia technicznej integracji. Systemem, który obsługuje KSeF w firmach jest nowoczesny system ERP enova365.
W praktyce obsługa KSeF w systemach klasy ERP, jak enova365, polega na:
- Wystawianiu i wysyłaniu: faktura jest wystawiana w aplikacji lub programie do fakturowania, a następnie automatycznie przesyłana do KSeF jednym kliknięciem.
- Odbieraniu: systemy ERP lub księgowe automatycznie pobierają faktury kosztowe z KSeF.
- Automatyzacji księgowości: dzięki ustrukturyzowanemu formatowi faktury kosztowe są odczytywane i są gotowe do zaksięgowania. Takie podejście pozwala na pełną automatyzację i eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych.
- Porządek operacyjny: możliwe jest automatyczne łączenie faktury zakupu z dokumentem przyjęcia na magazyn (PZ), co zapewnia bieżącą kontrolę i porządek w dokumentach.
Krajowy System e-Faktur a dane osobowe (RODO)
W kontekście prawnym wdrożenie KSeF rodzi pytania o bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych (RODO). KSeF staje się systemem, w którym masowo przetwarzane są dane osobowe. Faktury zawierają nie tylko dane przedsiębiorstw, ale także:
- dane osób fizycznych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG),
- dane pracowników i przedstawicieli stron transakcji (np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu),
- dane klientów indywidualnych w przypadku dobrowolnego wystawiania faktur B2C.
Należy pamiętać, że chociaż Ministerstwo Finansów udostępnia infrastrukturę techniczną, przedsiębiorca pozostaje administratorem danych i odpowiada za zgodność z RODO, w tym za wdrożenie procedur i środków technicznych chroniących dane.
Ważne jest również, aby przedsiębiorcy mieli świadomość, że przepisy przewidują dostęp do zgromadzonych danych w KSeF dla różnych organów państwowych, takich jak organy Krajowej Administracji Skarbowej, Generalny Inspektor Informacji Finansowej, sądy, prokuratura czy Prezes UOKiK. Dane te mogą być wykorzystywane nie tylko do celów podatkowych, ale również w innych postępowaniach.
Podsumowując, Krajowy System e-Faktur to obowiązek podatkowy, który wymaga szybkiej adaptacji do prawa, ale jednocześnie jest projektem technologicznym, który otwiera firmom drogę do ERP, jak enova365, i pełnej automatyzacji z wykorzystaniem AI. Wdrożenie wymaga holistycznego podejścia, obejmującego audyt procesów, dostosowanie systemów IT oraz przegląd procedur wewnętrznych w świetle RODO.
artykuł partnerski
Finansistka z wykształcenia i zamiłowania. Od kilku lat prowadzi swoją firmę i chętnie dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem na łamach serwisu FirmowaKasa. W wolnym czasie zapalona biegaczka i podróżniczka.