Jak legalnie zatrudnić członka rodziny w firmie? Zasady i pułapki
Zatrudnianie członków rodziny w firmie to częsta praktyka w polskich przedsiębiorstwach – zarówno tych najmniejszych, jak i średnich. Nic dziwnego: zaufanie, elastyczność, znajomość firmy „od środka” czy gotowość do pracy po godzinach mogą sprawić, że współpraca rodzinna działa wyjątkowo sprawnie. Ale żeby wszystko było zgodne z prawem, trzeba pamiętać o kilku ważnych zasadach.
W tym poradniku wyjaśniamy, jak legalnie zatrudnić członka rodziny, jakie obowiązki ZUS i podatkowe cię dotyczą, czym różni się osoba współpracująca od zwykłego pracownika oraz jakie pułapki najczęściej wpadają przedsiębiorcy.
Kogo uznaje się za członka rodziny?
To ważne, bo przepisy inaczej traktują zatrudnienie np. męża, a inaczej rodzeństwa.
Za członków rodziny w kontekście zatrudnienia uznaje się najczęściej:
-
małżonka,
-
dzieci własne, przysposobione i dzieci małżonka,
-
rodziców,
-
rodzeństwo,
-
dziadków, wnuki – jeśli faktycznie pozostają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym.
Właśnie to ostatnie kryterium („wspólne gospodarstwo domowe”) często decyduje o tym, czy dana osoba zostanie uznana za osobę współpracującą.
Zatrudnienie członka rodziny: umowa o pracę, zlecenie czy współpraca?
1. Zatrudnienie na umowę o pracę
Możesz bez problemu zatrudnić członka rodziny na umowę o pracę – ale pod warunkiem, że:
-
faktycznie wykonuje pracę,
-
masz dokumentację (zakres obowiązków, grafiki, potwierdzenia obecności),
-
wynagrodzenie jest realne i rynkowe.
ZUS może zakwestionować fikcyjne zatrudnienie, np. gdy pracownik rodzinny wykonuje zadania okazjonalnie lub wynagrodzenie jest symboliczne.
2. Umowa zlecenie lub o dzieło
Możliwe, ale:
-
umowa zlecenie z członkiem rodziny mieszkającym z tobą → najczęściej ZUS i tak potraktuje taką osobę jako osobę współpracującą, czyli obowiązkowe są pełne składki ZUS.
-
umowa o dzieło → możliwa, ale pod warunkiem, że jej przedmiot spełnia kryteria UTWORU lub konkretnego rezultatu; ZUS też może badać, czy nie powinna być to jednak umowa zlecenia.
3. Osoba współpracująca – najczęstszy błąd przedsiębiorców
Jeśli zatrudniasz:
-
małżonka,
-
dziecko,
-
rodzica,
-
osobę mieszkającą z tobą i pomagającą „na co dzień”
…to ZUS najczęściej uzna ją za osobę współpracującą.
Co to oznacza?
-
nie zgłaszasz jej jak zwykłego pracownika,
-
musisz płacić pełne składki ZUS (takie jak za przedsiębiorcę),
-
nie ma tu preferencyjnych stawek ani ulgi na start.
To jeden z największych „haczków” przy zatrudnianiu rodziny – przedsiębiorcy liczą na niskie składki jak przy zleceniu, a ZUS nalicza pełne.
Jak zgłosić zatrudnienie członka rodziny?
A) Umowa o pracę – zgłoszenia do ZUS
-
Zgłoszenie pracownika: ZUS ZUA.
-
Kod tytułu ubezpieczenia: 01 10 XX.
-
Termin: 7 dni od podpisania umowy.
B) Osoba współpracująca
-
Zgłoszenie: ZUS ZFA (zmiana danych płatnika) + ZUS ZUA dla osoby współpracującej.
-
Kod tytułu ubezpieczenia: 05 11 XX.
C) Umowy cywilnoprawne
-
Przy zleceniu trzeba ustalić, czy nie powstaje status osoby współpracującej.
-
Przy dziele – brak ZUS, ale dokumentacja musi potwierdzać rezultat.
Podatki przy zatrudnianiu członka rodziny
Koszt uzyskania przychodu
Wynagrodzenie członka rodziny może być kosztem — pod warunkiem, że:
-
praca jest faktyczna,
-
wynagrodzenie rynkowe,
-
masz pełną dokumentację.
Wyjątek: wspólnik spółki cywilnej nie może zaliczyć wynagrodzenia małżonka/małoletnich dzieci do kosztów.
PIT pracownika
Zasady są identyczne jak przy każdym innym pracowniku:
-
zaliczki na PIT,
-
informacja PIT-11,
-
ewentualnie koszty standardowe lub podwyższone (jeśli dojazdy).
Pułapki i ryzyka – na co trzeba szczególnie uważać?
1. Fikcyjne zatrudnienie
ZUS szczególnie często kontroluje małżonków — jeśli zatrudnienie wygląda na pozorne, mogą:
-
unieważnić umowę,
-
cofnąć wypłacone świadczenia (np. chorobowe),
-
naliczyć wyrównania składek.
2. Nieprawidłowa forma zatrudnienia
Przykład: podpisujesz umowę zlecenie z żoną, która pracuje jak etat → ZUS przekształci ją w stosunek pracy.
3. Błędne rozliczenia składek
Status osoby współpracującej często jest automatycznie przyjmowany przez ZUS. Jeżeli nie odprowadzisz właściwych składek – pojawią się zaległości.
4. Zawyżone koszty wynagrodzeń
US może zakwestionować zbyt wysokie wynagrodzenie rodzinnego pracownika, jeśli znacznie odbiega od rynkowego.
Przykłady z życia – kiedy członek rodziny jest pracownikiem, a kiedy współpracującym?
Przykład 1: Małżonek jako pracownik
Prowadzisz firmę budowlaną i zatrudniasz żonę jako księgową – praca jest realna, nie mieszkacie razem, wynagrodzenie rynkowe → może być pracownikiem.
Przykład 2: Syn pracujący dorywczo
Syn pomaga „czasem” przy pakowaniu przesyłek, bez grafiku → ZUS może uznać to za pomoc rodzinną i zakwestionować umowę zlecenie.
Przykład 3: Mąż na zleceniu, ale z pełną dyspozycyjnością
Jeśli praca jest wykonywana stale i pod twoim kierownictwem → stosunek pracy, a składki jak za pracownika.
Czy warto zatrudniać rodzinę?
Tak, pod warunkiem że:
-
jest to przemyślane,
-
istnieje realna potrzeba,
-
dokumentacja jest pełna,
-
wynagrodzenie rynkowe,
-
a forma zatrudnienia zgodna z tym, co rzeczywiście dzieje się w firmie.
W przeciwnym razie możesz narazić się na problemy z ZUS i US.
Sprawdź również: Ranking Firm Faktoringowych 2025
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy mogę zatrudnić małżonka na umowę zlecenie?
Możesz, ale jeśli mieszkacie razem i praca jest wykonywana regularnie — ZUS i tak potraktuje go jako osobę współpracującą.
Czy osoba współpracująca ma prawo do urlopu?
Nie — nie obowiązuje jej Kodeks pracy.
Ile wynosi ZUS osoby współpracującej?
Tyle samo, co ZUS przedsiębiorcy (pełny ZUS). Nie można korzystać z ulgi na start ani preferencyjnych stawek.
Czy można zatrudnić członka rodziny na pół etatu?
Tak — o ile praca jest faktycznie wykonywana w mniejszym wymiarze i odpowiada temu wynagrodzenie.
Czy wynagrodzenie członka rodziny jest kosztem firmy?
Tak, pod warunkiem, że:
-
praca jest faktyczna,
-
wynagrodzenie jest rynkowe,
-
nie chodzi o małżonka/małoletnie dziecko wspólnika spółki cywilnej.
Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.