Ekwiwalent za urlop w 2025. Jak go obliczyć?

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy to obowiązek pracodawcy w określonych sytuacjach, np. przy zakończeniu umowy o pracę. W 2025 roku przedsiębiorcy muszą jednak szczególnie uważać, ponieważ po raz pierwszy obowiązują dwa różne współczynniki ekwiwalentu, w zależności od daty ustania zatrudnienia.

W tym artykule wyjaśniamy:

• jak obliczyć ekwiwalent za urlop,
  
• jakie są aktualne współczynniki,
  
• co uwzględnić w małej firmie,
  
• i jak policzyć należność krok po kroku.
  

Czym jest ekwiwalent za urlop?

Ekwiwalent za urlop to forma pieniężnej rekompensaty wypłacanej pracownikowi, który nie zdążył wykorzystać przysługującego mu urlopu wypoczynkowego przed zakończeniem pracy. Taki obowiązek pojawia się wtedy, gdy pracownik odchodzi z firmy (np. po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy) i nie ma już realnej możliwości skorzystania z urlopu „w naturze”, czyli w formie wolnych dni.

Innymi słowy, pracodawca „oddaje” pracownikowi pieniądze za dni urlopowe, których ten nie wykorzystał – i robi to na podstawie konkretnych przepisów oraz według ustalonego wzoru. Wysokość ekwiwalentu zależy od zarobków pracownika, liczby niewykorzystanych dni urlopu oraz tzw. współczynnika ekwiwalentu obowiązującego w danym roku.

Sprawdź również: Jak szybko i skutecznie pozyskać finansowanie dla firmy?

Kiedy należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Ekwiwalent przysługuje, gdy:

• zakończył się stosunek pracy,
  
• pracownik nie wykorzystał przysługującego urlopu,
  
• i nie ma już możliwości, by ten urlop został udzielony.
  

W pozostałych przypadkach, zgodnie z Kodeksem pracy, urlop powinien być udzielany w naturze, a nie zamieniany na pieniądze. W rezultacie, ekwiwalent przysługuje tylko wtedy, gdy udzielenie urlopu jest niemożliwe.

Zmiana współczynnika ekwiwalentu w 2025 roku

W 2025 roku pojawiła się nowość: Wigilia (24 grudnia) została uznana za dzień ustawowo wolny od pracy. To pozornie drobna zmiana, jednak wpływa na liczbę dni roboczych w roku i… na wyliczanie ekwiwalentu za urlop.

Jaki współczynnik obowiązuje?

•  20,83 — jeśli umowa zakończyła się do 31 stycznia 2025, 
• 20,75 — jeśli zatrudnienie zakończyło się 1 lutego 2025 lub później.

To oznacza, że przy wyliczaniu ekwiwalentu za urlop trzeba uwzględnić dokładną datę ustania stosunku pracy.

Praca na część etatu – współczynnik proporcjonalny

Współczynniki dla niepełnych etatów:

Jak liczymy ekwiwalent za urlop w 2025 roku?

Podstawowy wzór:

Ekwiwalent za urlop = średnie miesięczne wynagrodzenie / współczynnik × liczba dni urlopu

Do obliczeń przyjmuje się średnie wynagrodzenie z ostatnich 3 miesięcy, a przy składnikach zmiennych – nawet z 12 miesięcy. To tzw. podstawa ekwiwalentu za urlop.

W podstawie nie uwzględnia się m.in.:

• nagród jubileuszowych,
  
• wynagrodzenia postojowego,
  
• odpraw emerytalno-rentowych,
  
• wynagrodzenia za czas urlopu lub choroby.
  

Obliczanie ekwiwalentu za urlop – przykład

Załóżmy, że pracownik:

• zarabia 6 000 zł brutto miesięcznie,
  
• ma do wykorzystania 5 dni urlopu,
  
• jego umowa wygasła 15 lutego 2025 → obowiązuje współczynnik 20,75.
  

Obliczenie:

1. 6000 / 20,75 = 289,16 zł
   
2. 289,16 × 5 dni = 1 445,80 zł brutto ekwiwalentu
   

Kalkulatory online – czy warto korzystać?

W sieci znajdziesz wiele narzędzi takich jak:

• ekwiwalent za urlop kalkulator,
  
• kalkulator ekwiwalentu za urlop netto,
  
• narzędzia pozwalające szybko „oblicz ekwiwalent za urlop”.
  

Dobrze sprawdzają się one przy prostych przypadkach. Z kolei, przy wynagrodzeniu zmiennym lub zatrudnieniu w niepełnym wymiarze czasu pracy, lepiej skonsultować się z księgowością.

Sprawdź również: Faktura uproszczona – kiedy możesz ją wystawić i jakie dane powinna zawierać?

Ekwiwalent za urlop nauczyciela — czy obowiązują inne zasady?

Tak — nauczyciele podlegają Karcie Nauczyciela, która przewiduje inny system urlopowy. Urlopy są co do zasady wykorzystywane w okresach wolnych od zajęć dydaktycznych.

Ekwiwalent za urlop nauczyciela przysługuje głównie:

• przy rozwiązaniu stosunku pracy,
  
• za część niewykorzystanego urlopu, np. z powodu długiej nieobecności.
  

Ekwiwalent za urlop nauczycieli również oblicza się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia, ale z zastosowaniem zasad określonych w KN i przepisach szczególnych.

Najczęstsze błędy w małych firmach

• nieuwzględnienie premii i dodatków w podstawie,
• użycie niewłaściwego współczynnika (20,83 zamiast 20,75 i odwrotnie),
• błędne obliczanie proporcji dla niepełnego etatu,
• wypłata ekwiwalentu bez rozwiązania umowy — co może narazić firmę na zarzut naruszenia przepisów.

Sprawdź również: Czym jest sezonowa działalność gospodarcza? Definicja, ZUS, przykłady

Podsumowanie

W 2025 roku obliczanie ekwiwalentu za urlop wymaga uwagi — nie tylko ze względu na typ umowy czy czas pracy, ale również datę zakończenia zatrudnienia, która decyduje o współczynniku. Dlatego dobrze prowadzona dokumentacja, poprawna podstawa wynagrodzenia i znajomość aktualnych przepisów to podstawa, by uniknąć błędów i nieporozumień.

FAQ – najczęstsze pytania o ekwiwalencie za urlop

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop w 2025 roku?

Aby obliczyć ekwiwalent, należy najpierw podzielić miesięczne wynagrodzenie przez odpowiedni współczynnik (20,83 lub 20,75). Następnie, otrzymany wynik mnożymy przez liczbę dni niewykorzystanego urlopu. W ten sposób otrzymujemy kwotę brutto należną pracownikowi.

Kiedy wypłaca się ekwiwalent za urlop?

Ekwiwalent wypłacany jest wyłącznie wtedy, gdy pracownik nie ma już możliwości skorzystania z urlopu w naturze — czyli zazwyczaj przy zakończeniu umowy o pracę. W przeciwnym razie, pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu w formie dni wolnych.

Czy kalkulator ekwiwalentu za urlop online daje dokładne wyniki?

Tak, ale tylko wtedy, gdy sytuacja pracownika jest prosta i nie obejmuje np. premii, zmiennych składników czy nietypowych umów. W przeciwnym razie, warto zachować ostrożność i skonsultować się z księgową.

Ekwiwalent za urlop nauczyciela – czy obowiązuje w 2025?

Tak, choć warto zaznaczyć, że nauczyciele podlegają odrębnym przepisom (Karcie Nauczyciela), a ich urlopy przypadają w określonych porach roku. Z tego względu, zasady przyznawania ekwiwalentu są inne niż w przypadku pracowników zatrudnionych na ogólnych zasadach.

Ile wynosi ekwiwalent za urlop netto?

Wysokość ekwiwalentu netto zależy od kilku czynników. Przede wszystkim znaczenie ma kwota brutto, liczba dni urlopu oraz obowiązujące składki ZUS i zaliczka na podatek. Dlatego właśnie najlepiej skorzystać z kalkulatora brutto/netto lub poprosić o pomoc dział kadr.

Maja Białas

Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.