Co to jest druk ZCNA i jak go wypełnić?
Druk ZUS ZCNA jest przeznaczony do zgłaszania członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Ponadto na tym formularzu złożysz korektę danych lub wyrejestrujesz członka rodziny, który straci uprawnienia (np. kiedy dziecko ukończy 26. rok życia) lub zyska inny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego (np. małżonek założy własną działalność gospodarczą). Sprawdź, kto musi wypełnić druk ZUS ZCNA i jak uniknąć błędów.
Co to jest druk ZUS ZCNA?
Formularz ZUS ZCNA służy do:
- zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego,
- wyrejestrowania wcześniej zgłoszonych członków rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego, kiedy tracą uprawnienia,
- zaktualizowania danych lub poprawienia błędów na uprzednio złożonych drukach.
Kliknij, aby pobrać wzór druku ZUS ZCNA.
Kogo można zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego poprzez druk ZUS ZCNA?
- Małżonka.
- Wstępnych pozostających z osobą ubezpieczoną we wspólnym gospodarstwie domowym (np. babcię, dziadka, matkę, ojca).
- Dziecko małżonka, przysposobione, własne.
- Dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę.
- Dziecko obce w ramach rodzinnego domu dziecka lub rodziny zastępczej.
- Wnuka.
Uwaga – w przypadku dzieci obowiązuje ograniczenie wiekowe.
- 18 lat – dziecko nieuczące się.
- 26 lat – dziecko uczące się w szkole, szkole doktorskiej, zakładzie kształcenia nauczycieli lub na uczelni.
- Brak ograniczenia wieku – dziecko z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności lub innym, które jest traktowane na równi.
Wyżej przytoczone osoby mogą zostać zgłoszone jako członkowie rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, o ile nie podlegają temu obowiązkowi z innego tytułu, np. statusu osoby bezrobotnej, z wyjątkiem art. 66 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Ten przepis wskazuje, że status członka rodziny osoby ubezpieczonej zwalnia z obowiązku ubezpieczenia z niektórych tytułów, np. słuchacza zakładu kształcenia nauczycieli.
Kto wypełnia formularz ZUS ZNCA?
- Jesteś osobą zatrudnioną – zgłaszasz członka rodziny pracodawcy lub zleceniodawcy.
- Prowadzisz działalność gospodarczą – wypełniasz druk ZUS ZCNA.
- Jesteś zarejestrowaną osobą bezrobotną – zgłaszasz członka rodziny w urzędzie pracy.
- Ubezpieczasz się dobrowolnie – najpierw składasz wniosek o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym w NFZ, a potem wypełniasz formularz ZUS ZCNA.
Na czym polega mały ZUS plus? Sprawdź, kto może z niego skorzystać.
Jak wypełnić deklarację ZUS ZCNA?
- Online – przez aplikację ePłatnik na PUE ZUS (Platformie Usług Elektronicznych ZUS) lub Program Płatnik zainstalowany na komputerze. Uwaga – droga elektroniczna jest obowiązkowa dla płatników, którzy rozliczają składki za więcej niż 5 osób! Jeśli nie masz profilu na PUE, możesz założyć konto przez internet, posługując się certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym, albo udać się do placówki ZUS.
- W oddziale ZUS – formularz otrzymasz na miejscu. Pamiętaj, aby wziąć ze sobą dokument tożsamości. Osoba składająca deklarację w Twoim imieniu powinna mieć pełnomocnictwo.
- Odręcznie i wysłać pocztą – to zdecydowanie najmniej wygodna i najbardziej czasochłonna opcja, która generuje dodatkowe koszty. Warto wysłać deklarację listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, aby monitorować status przesyłki i mieć pewność, że dotarła w terminie.
Kiedy trzeba złożyć deklarację ZUS ZCNA?
Jeśli przedsiębiorca zatrudnia nowego pracownika, powinien on poinformować pracodawcę o zgłoszeniu członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od zatrudnienia lub od dnia, w którym członek rodziny będzie mógł zostać objęty ubezpieczeniem. Przedsiębiorca ma kolejne 7 dni na złożenie deklaracji ZUS ZCNA. Analogiczny okres obowiązuje w przypadku wyrejestrowania członka rodziny z ubezpieczenia.
Instrukcja wypełnienia druku ZUS ZCNA krok po kroku
Jeśli chcesz zgłosić dwóch członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, np. męża i córkę, wystarczy, że wypełnisz jedną deklarację ZUS ZCNA. Chcąc zgłosić więcej niż dwie osoby, musisz złożyć dodatkowy formularz.
1. Dane organizacyjne
Blok I zostaw pusty. Pola 01 i 02 wypełnia pracownik ZUS.
2. Dane identyfikacyjne płatnika składek
Informacje w bloku II muszą zgadzać się z danymi podanymi w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1.
Jeśli składasz deklarację ZUS ZCNA, aby zaktualizować lub poprawić dane płatnika składek, musisz wzorować się na zmienionych lub skorygowanych danych z bloku III formularza ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1, aby nie było między nimi rozbieżności.
- Pole 01 – wpisz NIP, pomijając kreski.
- Pole 02 – wpisz REGON. Ten numer ma od 9 do 14 znaków. Uwzględnij ewentualne „0” w numerze.
- Pole 03* – podaj numer PESEL. Jeśli nie masz NIP-u, REGON-u lub PESEL-u, pozostaw rubryki puste i uzupełnij pola 04 oraz 05.
- Pole 04* – wstaw „1” w przypadku dowodu osobistego lub „2”, jeśli masz paszport lub inny dokument potwierdzający Twoją tożsamość.
- Pole 05* – przepisz serię i numer dokumentu wskazanego w polu 04.
- Pole 06 – wprowadź nazwę skróconą ze zgłoszenia płatnika składek lub wniosku CEIDG.
- Pole 07* – podaj nazwisko płatnika składek, pamiętając o oddzielaniu poszczególnych członów myślnikiem.
- Pole 08* – zanotuj pierwsze imię płatnika składek.
- Pole 09* – określ datę urodzenia płatnika składek, posługując się cyframi arabskimi, nie rzymskimi, np. 19.04.1967.
*Pola oznaczone gwiazdką są przeznaczone dla płatników składek będących osobami fizycznymi.
3. Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej
Blok III dotyczy osoby ubezpieczonej, która została zgłoszona do ubezpieczenia na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA przez płatnika składek. Jeżeli pracujesz na etacie, przedsiębiorca (pracodawca będący płatnikiem składek) wpisuje w pola od 01 do 07 Twoje dane. Osoba prowadząca działalność gospodarczą podaje własne dane w bloku II i III.
- Pole 01 – wpisz numer PESEL.
- Pole 02 – zostaw puste.
- Pola 03 i 04 – dotyczą osoby bez numeru PESEL. Obowiązują takie same zasady jak w przypadku pól 04 i 05 w bloku II.
- Pole 05 – podaj nazwisko, oddzielając jego człony myślnikiem.
- Pole 06 – wpisz pierwsze imię.
- Pole 07 – wprowadź datę urodzenia osoby ubezpieczonej (użyj cyfr arabskich, np. 10.10.1970).
4. Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego
Segmenty IV i V dzielą się na sekcje A i B, w których podaje się dane maksymalnie dwóch członków rodziny osoby ubezpieczonej i – opcjonalnie – adresy zamieszkania członków rodziny, jeśli różnią się od adresu osoby ubezpieczonej.
- Pole 01 – wpisz „1”, aby zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, lub „2”, aby wyrejestrować członka, który stracił uprawnienia.
- Pole 02 – podaj datę nabycia lub utraty uprawnień do ubezpieczenia, np. 21.07.2022.
- Pole 03 – wprowadź numer PESEL.
- Pole 04 – zostaw puste.
- Pole 05 i 06 – jak poprzednio, te części dotyczą osób, które nie mają numeru PESEL. Określ typ dokumentu tożsamości, a potem wpisz jego serię oraz numer. Zasady są opisane w instrukcji dla bloku II.
- Pole 07 – podaj nazwisko, używając myślników w przypadku dwuczłonowego.
- Pole 08 – wpisz pierwsze imię.
- Pole 09 – określ datę urodzenia, np. 03.08.1979.
- Pole 10 – zapisz kod stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa zgodnie z poniższą tabelą.
| Kod stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa | Wyjaśnienie |
| 01 | Małżonek |
| 11 | Dziecko małżonka, przysposobione, własne |
| 21 | Wnuk lub dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, lub dziecko obce w ramach rodzinnego domu dziecka bądź rodziny zastępczej |
| 30 | Matka |
| 31 | Ojciec |
| 32 | Macocha |
| 33 | Ojczym |
| 40 | Babcia |
| 41 | Dziadek |
| 50 | Osoby przysposabiające osoby ubezpieczone |
| 60 | Pozostali wstępni, którzy pozostają z osobą ubezpieczoną we wspólnym gospodarstwie domowym |
Opracowanie własne na podstawie „Ogólnych zasad wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych. Poradnika dla płatników składek” (przewodnik zaktualizowany przez ZUS w maju 2022 roku)
- Pole 11 – zaznacz, jeśli osoba, którą zgłaszasz do ubezpieczenia zdrowotnego, pozostaje z Tobą we wspólnym gospodarstwie domowym.
- Pole 12 – zapisz kod stopnia niepełnosprawności zgodnie z poniższą tabelą. Jeśli członek rodziny nie ma takiego orzeczenia, wpisz „0”.
| Kod stopnia niepełnosprawności | Wyjaśnienie |
| 0 | Osoba bez orzeczenia o niepełnosprawności lub z orzeczeniem, ale nieokazanym płatnikowi składek |
| 1 | Osoba z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności, które okazała płatnikowi składek |
| 2 | Osoba z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które okazała płatnikowi składek |
| 3 | Osoba z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności, które okazała płatnikowi składek |
| 4 | Osoba z orzeczeniem o niepełnosprawności wydawanym osobom do 16. roku życia, które okazała płatnikowi składek |
Opracowanie własne na podstawie „Ogólnych zasad wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych. Poradnika dla płatników składek” (przewodnik zaktualizowany przez ZUS w maju 2022 roku)
5. Adres zamieszkania
Jeśli zgłaszani członkowie rodziny mieszkają pod innymi adresami niż osoba ubezpieczona, trzeba wskazać te lokalizacje. Uwaga: pola 01 i 08 nie mogą być wypełnione jednocześnie! Podając adres w Polsce, nie wpisujesz żadnego symbolu państwa z kodem pocztowym. Lista dwuznakowych symboli literowych państw jest dostępna tutaj (s. 106).
Pamiętaj, że:
- nie musisz podawać nazwy dzielnicy i gminy w polu 03 w przypadku adresu zagranicznego.
- Możesz zostawić pola 04 i 06 puste, jeśli w adresie nie występuje nazwa ulicy i/lub numer lokalu.
- Numery domu w polu 05 oddziela się ukośnikiem (np. 97/98) lub zapisuje się z dużą literą, pomijając odstęp (np. 98D).
- Numer telefonu trzeba poprzedzić kierunkowym (pole 07 zostaje puste, jeśli członek rodziny nie ma telefonu).
6. Oświadczenie płatnika składek
Płatnik składek lub osoba upoważniona podaje datę wypełnienia formularza (np. 27.07.2022), podpisuje się i opcjonalnie odbija pieczątkę.
7. Oświadczenie osoby ubezpieczonej
Osoba ubezpieczona musi potwierdzić zgodność informacji ze stanem faktycznym i prawnym.
8. Adnotacje ZUS
Zostaw puste pole, które jest przeznaczone dla urzędników.
Jak poprawić pomyłkę w danych członka rodziny w złożonym formularzu ZUS ZCNA?
- Wypełnij dane identyfikacyjne płatnika składek i osoby ubezpieczonej zgodnie z powyższą instrukcją.
- W polu 01 w sekcji A w bloku IV wpisz „2”, a w kolejnych polach – błędne (!) dane z poprzedniego zgłoszenia.
- W polu 01 w sekcji A w bloku V wpisz „1”, a w kolejnych polach – poprawne dane.
Oczywiście korygujący formularz ZUS ZCNA musi zostać podpisany przez płatnika składek i osobę ubezpieczoną.
Jak wyrejestrować członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZCNA?
Zgodnie z powyższą instrukcją. Zerknij do sekcji omawiającej segmenty IV i V. W polu 01 musisz wpisać „2”, natomiast w polu 02 – datę utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny.
Najczęściej zadawane pytania o formularz ZUS ZCNA
Ile razy trzeba zgłaszać członków rodziny do ubezpieczenia na druku ZUS ZCNA?
Trudno odpowiedzieć na to pytanie, ponieważ zgłaszanie i wyrejestrowywanie członków rodziny jest zależne od chociażby rozwoju zawodowego osoby ubezpieczonej, np. zmiany pracodawcy, nowej formy zatrudnienia w tej samej firmie czy założenia działalności gospodarczej. Zdarza się, że status zmienia się nawet kilka razy w ciągu roku, np. młoda osoba na podstawie umowy o pracę – nawet na krótki okres – zyskuje własny tytuł do ubezpieczenia. Nie wszyscy rodzice wiedzą, że muszą ponownie zgłosić córkę lub syna jako członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, kiedy zakończy pracę.
Ile kosztuje zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZCNA?
Nic. Nie ma znaczenia, ilu bliskich osób uwzględnisz na drukach ZUS ZCNA. Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego jest bezpłatne. Twoja składka zdrowotna nie wzrośnie.
Czy można zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZCNA z datą wsteczną?
Tak, istnieje możliwość „wstecznego” zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Kiedy osoba widnieje jako nieubezpieczona w eWUŚ – pomimo że spełnia warunki – i chce skorzystać z bezpłatnego leczenia, powinna albo przedstawić dokumenty, które potwierdzają prawo do świadczeń, albo złożyć oświadczenie na piśmie. Następnie płatnik składek zgłasza członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, np. pracodawca zgłasza nieubezpieczonego męża pracownicy. Maksymalny termin to 30 dni od dnia skorzystania ze świadczenia lub poinformowania przez NFZ o wszczęciu postępowania administracyjnego w celu odzyskania poniesionych kosztów.
ZUS ZCNA czy ZUS ZCZA – który druk trzeba wypełnić, aby wyrejestrować członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego?
Formularz ZUS ZCZA był używany do czerwca 2008 roku. Jeśli członek rodziny osoby ubezpieczonej został zgłoszony na formularzu ZUS ZCZA, a musi zostać wyrejestrowany, trzeba wypełnić deklarację ZUS ZCNA zgodnie z powyższą instrukcją. Tak samo postępuje się w przypadku aktualizacji lub korekty danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego.
Finansistka z wykształcenia i zamiłowania. Od kilku lat prowadzi swoją firmę i chętnie dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem na łamach serwisu FirmowaKasa. W wolnym czasie zapalona biegaczka i podróżniczka.