Zakupy z Temu i Shein na firmę – jak je rozliczyć?
Akcesoria do biura, rekwizyty do zdjęć produktowych czy materiały do pakowania przesyłek – na Temu i Shein można znaleźć wiele rzeczy przydatnych w firmie. Czy taki zakup da się zaliczyć do kosztów? Tak, pod warunkiem że służy działalności i jest odpowiednio udokumentowany. Trzeba też sprawdzić, kto sprzedał towar i skąd został wysłany, ponieważ od tego zależy sposób rozliczenia VAT.
Kiedy zakup może być kosztem firmowym?
Wydatek musi mieć związek z prowadzoną działalnością. Fotograf może na przykład kupić rekwizyty do sesji, a właściciel sklepu internetowego – materiały do pakowania zamówień. Samo opłacenie prywatnego zakupu firmową kartą nie sprawia, że staje się on kosztem firmy.
Znaczenie ma też forma opodatkowania. Przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym mogą uwzględniać koszty przy obliczaniu dochodu. Przy ryczałcie zakupy firmowe nie obniżają podatku dochodowego, ponieważ jest on liczony od przychodu.
Jakie dokumenty zachować?
Najlepiej uzyskać fakturę lub inny dokument sprzedaży z danymi firmy. Jeszcze przed złożeniem zamówienia warto sprawdzić, czy sprzedawca umożliwia podanie tych danych i pobranie dokumentu.
Zachowaj również szczegóły zamówienia, potwierdzenie płatności i informacje o dostawie. Pomogą one wykazać, co zostało kupione i ile kosztowało. Samo potwierdzenie przelewu nie zawsze wystarczy jednak do zaksięgowania wydatku. Jeśli masz tylko podsumowanie zamówienia, przekaż komplet dostępnych dokumentów księgowej, zanim ujmiesz zakup w kosztach.
Jak rozliczyć VAT od zakupu?
To zależy od konkretnej transakcji. Sama informacja, że przy zamówieniu naliczono „VAT”, nie oznacza jeszcze, że można odliczyć tę kwotę w polskiej deklaracji.
Jeżeli towar jest sprowadzany spoza Unii Europejskiej, może dojść do importu. W standardowej procedurze podstawą odliczenia VAT importowego jest odpowiedni dokument celny, o ile przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia.
Przy niektórych przesyłkach o wartości do 150 euro sprzedawca pobiera VAT już podczas składania zamówienia w procedurze IOSS. Takiej kwoty nie należy automatycznie traktować jak VAT importowego do odliczenia. Z kolei zakup od sprzedawcy z innego państwa UE może, po spełnieniu określonych warunków, wymagać rozliczenia jako wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.
Dlatego przed rozliczeniem trzeba sprawdzić dane sprzedawcy, dokument sprzedaży i sposób dostawy. Sam fakt, że paczka dotarła z magazynu w UE, nie przesądza jeszcze o sposobie rozliczenia VAT.
Czy trzeba zapłacić cło?
Przy zamówieniach spoza UE mogą pojawić się dodatkowe opłaty. Od 1 lipca 2026 roku w określonych przesyłkach o wartości do 150 euro obowiązuje czasowa należność celna w wysokości 3 euro za pozycję. Dotyczy to między innymi przesyłek objętych procedurą IOSS oraz przesyłek pocztowych. Przed zakupem warto więc sprawdzić całkowity koszt zamówienia, a po dostawie zachować dokumenty dotyczące ewentualnych opłat.
O czym pamiętać przed zakupem?
Zanim zamówisz produkty na firmę, sprawdź, czy:
- potrafisz wskazać ich zastosowanie w działalności,
- sprzedawca wystawi odpowiedni dokument sprzedaży,
- możesz podać dane swojej firmy,
- wiesz, kto jest sprzedawcą i skąd zostanie wysłany towar.
Jeśli w jednym zamówieniu znajdują się rzeczy firmowe i prywatne, rozdziel je w dokumentacji. Księgowej przekaż także potwierdzenie płatności, szczegóły zamówienia oraz dokumenty celne, jeśli dotyczyły przesyłki.
Podsumowanie
Zakupy z Temu i Shein mogą być wydatkiem firmowym, ale wymagają sprawdzenia dokumentów i przebiegu transakcji. Kluczowe są związek zakupu z działalnością, dane sprzedawcy oraz sposób naliczenia VAT. Gdy dokumentacja jest niepełna, najlepiej wyjaśnić sposób rozliczenia z księgową przed wpisaniem wydatku do kosztów.
Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.