Kto płaci za mandat firmowy? Przedsiębiorca, pracownik, a może firma?

Wyobraź sobie taką sytuację: samochód firmowy pędzi autostradą, na liczniku o 30 km/h za dużo, a kilka dni później w skrzynce pojawia się zdjęcie z fotoradaru i wezwanie do zapłaty mandatu. Pierwsza myśl – kto powinien pokryć tę karę? Czy odpowiada za to kierowca, właściciel pojazdu, a może sama firma?

Temat jest pozornie prosty, ale w praktyce budzi wiele pytań. Odpowiedź zależy od tego, kto prowadził auto, jakie były ustalenia z pracownikiem oraz jakie przepisy podatkowe wchodzą w grę. W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda kwestia mandatu firmowego z punktu widzenia prawa i finansów – krok po kroku.

Mandat firmowy – co to właściwie jest?

Pojęcie „mandat firmowy” nie istnieje w przepisach prawa – to potoczne określenie sytuacji, w której mandat wystawiony jest za wykroczenie popełnione samochodem zarejestrowanym na firmę.

Najczęstsze przypadki to:

• przekroczenie prędkości uchwycone przez fotoradar,
• brak opłaty parkingowej,
• przejazd przez bramkę autostradową bez uiszczenia należności,
• prowadzenie samochodu bez ważnego przeglądu czy ubezpieczenia OC.

Mandat jest więc zawsze „przypisany” do konkretnego czynu zabronionego, ale w przypadku auta firmowego początkowo trafia do właściciela pojazdu – czyli do przedsiębiorcy lub spółki.

Kto płaci za mandat firmowy, gdy prowadził właściciel (przedsiębiorca)?

Jeśli to przedsiębiorca – właściciel samochodu – siedział za kierownicą w momencie wykroczenia, nie ma żadnych wątpliwości: mandat opłaca on z własnej kieszeni.

Warto pamiętać o dwóch ważnych kwestiach:

• mandatów nie można wliczyć w koszty uzyskania przychodu – nawet jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy,
• przedsiębiorca nie może „przerzucić” tej kary na firmę – prawo traktuje mandat jako osobistą odpowiedzialność kierowcy, a nie firmy.
  

Krótko mówiąc – jeśli to Ty prowadziłeś, to Ty płacisz.

Kto płaci za mandat firmowy, gdy prowadził pracownik?

Jeśli za kierownicą samochodu firmowego siedział pracownik, a po drodze popełnił wykroczenie, odpowiedzialność spoczywa na nim – to on powinien pokryć koszt mandatu.
Pracodawca ma prawo zażądać od pracownika zwrotu kwoty mandatu, ale są tu pewne ograniczenia:

• jeżeli wykroczenie było nieumyślne (np. chwilowe przekroczenie prędkości, nieuwaga), odpowiedzialność finansowa pracownika jest ograniczona – może odpowiadać do 3-krotności swojego miesięcznego wynagrodzenia,
• jeśli jednak wykroczenie było umyślne (np. celowe ignorowanie przepisów), pracownik odpowiada w pełnej wysokości.
  

Pracodawca może potrącić kwotę mandatu z wynagrodzenia pracownika, ale tylko za jego zgodą na piśmie. Częściej wystawia tzw. notę obciążeniową, a pracownik sam przelewa pieniądze.

Sprawdź również: Na czym polega leasing samochodu osobowego? Sprawdź kluczowe warunki, zanim podpiszesz umowę

Czy firma może zapłacić mandat za pracownika?

Tak, firma może pokryć mandat za swojego pracownika – z własnych środków. Często zdarza się to np. wtedy, gdy auto było używane do celów służbowych i pracodawca nie chce „psuć relacji” z pracownikiem.

Ale ważne są tu dwie rzeczy:

• firma nie ma obowiązku płacenia mandatu – jeśli pracownik popełnił wykroczenie, powinien za nie odpowiadać,
• taki wydatek nie może być wrzucony w koszty uzyskania przychodu. Urząd skarbowy traktuje go jak prywatną karę, a nie koszt działalności.
  

Innymi słowy: firma może zapłacić, ale robi to dobrowolnie i nie odzyska tej kwoty podatkowo.

Co z mandatami z fotoradaru?

To częsty scenariusz. Mandat z fotoradaru przychodzi pocztą na adres firmy, bo samochód jest na nią zarejestrowany. Co wtedy?

Firma ma obowiązek wskazać, kto prowadził pojazd w momencie wykroczenia.Gdy poda dane pracownika – mandat zostanie wystawiony na niego. Jeśli poda dane właściciela – na właściciela.  A w przypaku gdy firma nie wskaże kierowcy, naraża się na dodatkowe konsekwencje: grzywnę za niewskazanie sprawcy (art. 96 §3 Kodeksu wykroczeń). Ta kara może wynosić nawet kilka tysięcy złotych.

Dlatego tak ważne jest, aby w firmie prowadzić ewidencję, kto i kiedy korzysta z samochodów służbowych.

Sprawdź również: Leasing – Najlepsze Oferty – Ranking 2025

Co grozi, jeśli firma „przyjmie mandat na siebie” zamiast wskazać kierowcę?

Niektóre firmy próbują chronić pracowników i po prostu płacą mandat, zamiast wskazać, kto prowadził auto. Na krótką metę wydaje się to „łatwiejsze”, ale przepisy jasno to regulują:

• brak wskazania kierowcy jest wykroczeniem,
• grozi za to kara finansowa, która może być wyższa niż sam mandat,
• w skrajnych przypadkach może być to nawet 5 000 zł grzywny.
  

Dlatego firmy powinny mieć jasne procedury – kto korzysta z pojazdu, jak raportować naruszenia i kto pokrywa koszty mandatów.

Mandat a koszty podatkowe

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy mandat za samochód firmowy można wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Odpowiedź jest jednoznaczna: nie można.
Mandaty, kary i grzywny są wyłączone z kosztów podatkowych (art. 23 ustawy o PIT).

Nie ma znaczenia, kto zapłacił mandat – przedsiębiorca, firma czy pracownik – żaden mandat nie stanie się „kosztem firmy”.
Wyjątkiem są jedynie opłaty administracyjne, takie jak opłata za odholowanie pojazdu – te mogą być kosztem działalności.

Sprawdź również: Dla kogo przeznaczona jest karta kierowcy?

Podsumowanie – kto za co płaci?

• Przedsiębiorca – jeśli sam prowadził, płaci z własnej kieszeni.
• Pracownik – odpowiada za swoje wykroczenia, ale pracodawca może mu pomóc w zapłacie.
• Firma – może zapłacić mandat, ale nie wrzuci go w koszty.
• Mandat nigdy nie jest kosztem podatkowym – bez względu na okoliczności.

FAQ – Kto płaci za mandat firmowy?

Czy mandat za samochód firmowy może być kosztem uzyskania przychodu?
Nie – mandaty są wyłączone z kosztów podatkowych.

Czy pracodawca może zmusić pracownika do zapłacenia mandatu?
Tak, jeśli pracownik był sprawcą wykroczenia, ale potrącenie z pensji wymaga jego pisemnej zgody.

Kto płaci za mandat z fotoradaru, jeśli firma nie wskaże kierowcy?
Firma naraża się na dodatkową grzywnę za niewskazanie sprawcy – często wyższą niż sam mandat.

Czy mandat można rozłożyć na raty?
Tak – można złożyć wniosek do odpowiedniego organu (np. straży miejskiej), ale to decyzja uznaniowa.

Co jeśli pracownik odmawia zapłacenia mandatu?
Firma może dochodzić zwrotu kwoty na drodze cywilnej albo potrącić należność z wynagrodzenia – z zachowaniem przepisów Kodeksu pracy.

Maja Białas

Absolwentka Public Relations, copywriterka z pasją do tworzenia treści, które są nie tylko ciekawe, ale i użyteczne dla czytelnika. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i SEO, dbając o to, by słowa miały realny wpływ. W wolnym czasie planuje kolejne podróże i odkrywa nowe miejsca.