Co zrobić, gdy KSeF nie działa? Tryb offline24 i tryb awaryjny krok po kroku

Brak internetu, błąd programu księgowego albo komunikat o niedostępności KSeF nie muszą oznaczać zatrzymania sprzedaży. Przepisy przewidują rozwiązania, które pozwalają nadal wystawiać faktury, nawet gdy nie można przesłać ich do systemu w standardowy sposób. W zależności od przyczyny problemu przedsiębiorca może skorzystać z trybu offline24, procedury dotyczącej planowanej niedostępności KSeF albo trybu awaryjnego. W wyjątkowych sytuacjach może zostać również ogłoszona awaria całkowita. Każdy z tych przypadków działa jednak inaczej. Różnią się między innymi terminem przesłania faktury do KSeF, sposobem przekazania dokumentu nabywcy oraz zasadami stosowania kodów QR.

Co zrobić, gdy KSeF nie działa? Najpierw należy ustalić, czy problem wystąpił po stronie firmy, czy niedostępność została oficjalnie ogłoszona przez Ministerstwo Finansów.

KSeF nie działa – najpierw sprawdź, co się stało

Brak możliwości wystawienia lub przesłania faktury nie zawsze oznacza awarię całego Krajowego Systemu e-Faktur.

Problem może dotyczyć na przykład:

• połączenia z internetem,
• firmowej sieci,
• programu księgowego,
• integracji używanego oprogramowania z KSeF,
• chwilowego przeciążenia lub wydłużonego przetwarzania dokumentów,
• zaplanowanych prac technicznych,
• oficjalnej awarii systemu.

Od przyczyny problemu zależy sposób dalszego postępowania.

Sytuacja	Właściwe rozwiązanie	Termin przesłania faktury do KSeF
Brak internetu lub problem techniczny po stronie firmy	Tryb offline24	Najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu faktury
Oficjalnie ogłoszone prace serwisowe lub czasowa niedostępność	Tryb offline – niedostępność KSeF	Najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności
Oficjalna awaria KSeF	Tryb awaryjny	Do 7 dni roboczych od zakończenia awarii
Awaria całkowita ogłoszona w środkach masowego przekazu	Faktura wystawiana poza KSeF	Faktury nie przesyła się później do KSeF

Warto pamiętać, że przedsiębiorca nie może sam uznać problemu technicznego za oficjalną awarię KSeF. Tryb awaryjny zaczyna obowiązywać dopiero po opublikowaniu odpowiedniego komunikatu.

Czym jest tryb offline24 w KSeF?

Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę bez jednoczesnego połączenia z KSeF, a następnie przesłać dokument do systemu w późniejszym terminie.

Można skorzystać z niego między innymi wtedy, gdy:

• w firmie nie działa internet,
• połączenie z siecią jest niestabilne,
• program do fakturowania nie może połączyć się z KSeF,
• przesyłanie dokumentów trwa zbyt długo,
• występują przejściowe problemy techniczne.

Tryb offline24 nie jest jednak przeznaczony wyłącznie na sytuacje awaryjne. Każdy podatnik może korzystać z niego również jako elementu standardowego procesu wystawiania faktur.

Firma może więc przygotować dokument w swoim systemie, a następnie przesłać go do KSeF później. Musi jednak pilnować obowiązującego terminu.

Czy offline24 oznacza dokładnie 24 godziny?

Nazwa trybu może być myląca. Offline24 nie oznacza, że przedsiębiorca zawsze ma dokładnie 24 godziny od wystawienia dokumentu na przesłanie go do systemu.

Fakturę należy wysłać do KSeF niezwłocznie, jednak nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Przykład:

Firma wystawiła fakturę w trybie offline24 we wtorek. Jeżeli środa jest dniem roboczym, dokument powinien zostać przesłany do KSeF najpóźniej w środę.

Jeżeli faktura została wystawiona w piątek, a poniedziałek jest dniem roboczym, termin na jej przesłanie upływa w poniedziałek.

Nie należy więc automatycznie liczyć 24 godzin od momentu wygenerowania dokumentu. Znaczenie ma następny dzień roboczy.

Jak wystawić fakturę w trybie offline24? Krok po kroku

Skorzystanie z offline24 wymaga odpowiedniego przygotowania programu do fakturowania. Nie chodzi jedynie o stworzenie zwykłego dokumentu PDF i wysłanie go później do systemu.

Krok 1. Wystaw fakturę w używanym programie

Faktura przygotowana w trybie offline24 powinna:

• mieć postać elektroniczną,
• być zgodna z obowiązującą strukturą logiczną FA(3),
• zawierać prawidłowe dane sprzedawcy i nabywcy,
• mieć wskazaną datę wystawienia.

Datą wystawienia jest data wpisana przez podatnika w odpowiednim polu faktury, a nie późniejszy dzień przesłania dokumentu do KSeF.

Krok 2. Oznacz dokument jako wystawiony offline

Program księgowy powinien rozpoznać, że faktura została wystawiona w trybie offline i oczekuje na późniejsze przesłanie do KSeF.

Warto wcześniej sprawdzić, czy używane oprogramowanie:

• obsługuje offline24,
• zapisuje dokumenty oczekujące na wysyłkę,
• kontroluje terminy przesłania faktur,
• informuje o przyjęciu albo odrzuceniu dokumentu przez KSeF.

Nie każdy program musi oferować dokładnie takie same funkcje. Dlatego firma powinna przetestować cały proces jeszcze przed wystąpieniem rzeczywistego problemu z dostępem do systemu.

Krok 3. Prześlij fakturę do KSeF

Po odzyskaniu połączenia dokument należy wysłać do systemu możliwie szybko.

Ostateczny termin przypada najpóźniej na następny dzień roboczy po dniu wystawienia faktury.

Po prawidłowym przesłaniu dokument otrzyma indywidualny numer KSeF.

Krok 4. Sprawdź status dokumentu

Samo wysłanie pliku nie zawsze oznacza, że faktura została poprawnie przyjęta.

Należy sprawdzić:

• czy dokument przeszedł weryfikację,
• czy otrzymał numer KSeF,
• czy nie został odrzucony z powodu błędów technicznych lub nieprawidłowych danych,
• czy jego status został zapisany w programie księgowym.

Jeżeli dokument zostanie odrzucony, należy ustalić przyczynę błędu i podjąć odpowiednie działania.

Czy po odzyskaniu dostępu trzeba wystawić fakturę ponownie?

Nie. Po odzyskaniu połączenia z systemem nie należy tworzyć drugiej faktury dotyczącej tej samej sprzedaży. Do KSeF należy przesłać dokument przygotowany wcześniej w trybie offline24. Ponowne wystawienie faktury mogłoby doprowadzić do utworzenia dwóch odrębnych dokumentów dla jednej transakcji. Może to spowodować problemy w ewidencji oraz rozliczeniach sprzedawcy i nabywcy.

Czy fakturę offline24 można od razu przekazać klientowi?

Sposób przekazania dokumentu zależy od tego, kim jest nabywca.

Jeżeli nabywcą jest krajowy podatnik VAT czynny lub zwolniony, faktura wystawiona w trybie offline24 jest co do zasady odbierana przez KSeF. Za datę otrzymania dokumentu uznaje się wtedy dzień nadania fakturze numeru KSeF.

Jeżeli klient potrzebuje potwierdzenia zakupu przed zarejestrowaniem dokumentu w systemie, sprzedawca może przekazać mu potwierdzenie transakcji. Taki dokument nie jest jednak fakturą.

Inne zasady mogą dotyczyć między innymi:

• konsumentów,
• klientów zagranicznych,
• nabywców nieposługujących się polskim numerem NIP,
• innych podmiotów otrzymujących dokument poza KSeF.

W takich sytuacjach fakturę można udostępnić w uzgodniony sposób, na przykład elektronicznie albo w formie wydruku. Jeżeli dokument jest przekazywany przed przesłaniem do KSeF, należy zastosować wymagane oznaczenia i kody QR.

Sprawdź również: Jak nadać pracownikowi uprawnienia do KSeF? Krok po kroku

Co się stanie, gdy podczas offline24 wystąpi awaria KSeF?

Może zdarzyć się, że firma wystawi fakturę w trybie offline24, ale przed jej wysłaniem Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię KSeF. W takiej sytuacji zmienia się termin przesłania dokumentu. Fakturę należy wysłać do KSeF najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia oficjalnej awarii.

Jeżeli zostanie ogłoszona awaria całkowita, dokumentu nie przesyła się później do systemu.

Planowana niedostępność KSeF – czym różni się od awarii?

KSeF może być czasowo niedostępny z powodu zaplanowanych prac technicznych lub serwisowych.

Taka sytuacja nie jest tym samym co nagła awaria.

Informacja o niedostępności powinna zostać oficjalnie opublikowana. Użytkownicy mogą otrzymać odpowiedni komunikat również za pośrednictwem oprogramowania połączonego z KSeF.

Podczas planowanej przerwy przedsiębiorca nadal może wystawiać faktury.

Dokument powinien:

1. zostać przygotowany elektronicznie,
2. być zgodny ze strukturą FA(3),
3. zawierać właściwą datę wystawienia,
4. zostać przesłany do KSeF po przywróceniu działania systemu.

Termin na wysłanie faktury upływa w następnym dniu roboczym po zakończeniu oficjalnego okresu niedostępności.

Co to jest tryb awaryjny KSeF?

Tryb awaryjny obowiązuje wtedy, gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię Krajowego Systemu e-Faktur. Komunikat powinien zawierać informacje dotyczące między innymi rozpoczęcia awarii oraz jej zakończenia. Przedsiębiorca nie uruchamia trybu awaryjnego samodzielnie. Sam fakt, że program księgowy nie działa albo w firmie nie ma internetu, nie wystarczy do uznania, że wystąpiła oficjalna awaria KSeF. Jeżeli nie opublikowano odpowiedniego komunikatu, problem może wymagać skorzystania z offline24, a nie z trybu awaryjnego.

Jak wystawić fakturę podczas awarii KSeF? Krok po kroku

Krok 1. Sprawdź oficjalny komunikat

Najpierw upewnij się, że awaria została oficjalnie ogłoszona.

Sprawdź również:

• kiedy rozpoczęła się awaria,
• jaki rodzaj problemu został zgłoszony,
• czy opublikowano przewidywany termin przywrócenia działania,
• czy nie ogłoszono awarii całkowitej.

Informacje te mogą mieć wpływ na dalsze obowiązki firmy.

Krok 2. Wystaw fakturę elektroniczną

Podczas standardowej awarii KSeF faktura nadal powinna:

• mieć postać elektroniczną,
• być zgodna ze strukturą FA(3),
• zawierać wszystkie wymagane dane,
• mieć wskazaną datę wystawienia.

Awaria systemu nie oznacza więc automatycznego powrotu do dowolnych faktur papierowych.

Datą wystawienia dokumentu pozostaje dzień wskazany na fakturze przez przedsiębiorcę.

Krok 3. Przekaż dokument nabywcy

Fakturę wystawioną w trybie awaryjnym można przekazać nabywcy w uzgodniony sposób.

Może to być na przykład:

• wiadomość e-mail,
• plik elektroniczny,
• wydruk,
• inny uzgodniony kanał komunikacji.

Jeżeli dokument jest przekazywany poza systemem przed nadaniem numeru KSeF, powinien zawierać odpowiednie kody QR.

Krok 4. Poczekaj na zakończenie awarii

Termin na przesłanie faktury nie rozpoczyna się w dniu jej wystawienia.

Należy sprawdzić oficjalną informację o zakończeniu awarii. Dopiero od tego momentu liczony jest czas na przesłanie dokumentu.

Krok 5. Prześlij fakturę do KSeF

Fakturę należy wysłać do systemu nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Po przesłaniu należy sprawdzić, czy dokument został przyjęty i otrzymał numer KSeF.

Ile czasu jest na wysłanie faktury po awarii KSeF?

W przypadku oficjalnej awarii przedsiębiorca ma do 7 dni roboczych od dnia jej zakończenia na przesłanie dokumentu do KSeF.

Termin nie jest liczony:

• od dnia wystawienia faktury,
• od momentu zauważenia problemu,
• od godziny rozpoczęcia awarii.

Znaczenie ma oficjalny dzień zakończenia awarii.

Jeżeli przed upływem terminu wystąpi kolejna oficjalnie ogłoszona awaria, termin jest liczony od zakończenia kolejnej awarii.

Offline24 a tryb awaryjny – najważniejsze różnice

Chociaż w obu przypadkach faktura może zostać przygotowana bez natychmiastowego przesłania do KSeF, są to dwa różne rozwiązania.

Offline24	Tryb awaryjny
Może zostać wybrany przez przedsiębiorcę	Obowiązuje po oficjalnym ogłoszeniu awarii
Można go użyć np. przy braku internetu	Dotyczy awarii systemu KSeF
Nie wymaga komunikatu Ministerstwa Finansów	Wymaga oficjalnego komunikatu
Fakturę wysyła się najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu	Fakturę wysyła się do 7 dni roboczych od zakończenia awarii
Krajowy podatnik odbiera fakturę w KSeF	Fakturę można przekazać nabywcy w uzgodniony sposób

Najważniejsza zasada brzmi: Problem po stronie firmy nie jest automatycznie awarią KSeF.

Czym jest awaria całkowita KSeF?

Awaria całkowita jest przewidziana na wyjątkowe i poważne sytuacje, w których nie byłoby możliwe przekazywanie standardowych komunikatów za pośrednictwem systemu.

Informacja o niej może zostać ogłoszona między innymi:

• w telewizji,
• w radiu,
• w prasie,
• w internecie,
• za pomocą innych środków masowego przekazu.

Podczas awarii całkowitej zasady są inne niż w przypadku standardowego trybu awaryjnego.

Przedsiębiorca może wtedy:

• wystawić fakturę papierową lub elektroniczną,
• nie stosować struktury faktury ustrukturyzowanej FA(3),
• przekazać dokument bezpośrednio klientowi,
• nie umieszczać na fakturze kodów QR.

Co ważne, faktury wystawionej podczas awarii całkowitej nie przesyła się później do KSeF.

Kody QR na fakturze offline – kiedy są potrzebne?

Kody QR umożliwiają między innymi weryfikację dokumentu oraz potwierdzenie tożsamości jego wystawcy.

Jeżeli faktura została wystawiona w trybie offline i jest przekazywana poza KSeF przed wysłaniem do systemu, mogą być wymagane dwa kody.

Pierwszy kod ma oznaczenie:

OFFLINE

Umożliwia późniejszy dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych znajdujących się na dokumencie.

Drugi kod ma oznaczenie:

CERTYFIKAT

Pozwala zweryfikować tożsamość wystawcy.

Do wygenerowania drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.

Jeżeli faktura została już przesłana do KSeF i otrzymała numer systemowy, na jej wizualizacji stosowany jest jeden kod QR z numerem KSeF.

Podczas awarii całkowitej kody QR nie są wymagane.

Co to jest certyfikat KSeF typu 2?

Certyfikat KSeF typu 2 jest wykorzystywany między innymi do potwierdzania tożsamości wystawcy faktury przygotowanej w trybie offline. Umożliwia wygenerowanie kodu QR z oznaczeniem „CERTYFIKAT”. Firma, która chce być przygotowana na brak dostępu do systemu, powinna uzyskać potrzebny certyfikat jeszcze przed wystąpieniem problemów technicznych.

Nie warto odkładać tego do dnia awarii. Wcześniejsze przygotowanie certyfikatu pozwala ograniczyć ryzyko opóźnień i problemów z prawidłowym przekazaniem dokumentów.

Jak przygotować firmę na awarię KSeF?

Dobra procedura może znacznie ułatwić pracę w przypadku braku dostępu do systemu.

Warto wcześniej:

Sprawdzić możliwości programu księgowego

Upewnij się, że używane oprogramowanie obsługuje:

• tryb offline24,
• faktury zgodne ze strukturą FA(3),
• późniejsze przesyłanie dokumentów,
• generowanie wymaganych kodów QR,
• kontrolę statusu faktury.

Uzyskać certyfikat KSeF typu 2

Certyfikat może być potrzebny do prawidłowego oznaczania dokumentów wystawianych offline i przekazywanych poza KSeF.

Ustalić osoby odpowiedzialne

W firmie powinno być wiadomo:

• kto sprawdza komunikaty dotyczące działania KSeF,
• kto podejmuje decyzję o zastosowaniu offline24,
• kto odpowiada za późniejsze przesłanie dokumentów,
• kto kontroluje terminy,
• kto sprawdza, czy faktury otrzymały numer KSeF.

Przygotować instrukcję postępowania

Procedura nie musi być długa. Powinna jednak jasno określać:

1. jak rozpoznać rodzaj problemu,
2. gdzie sprawdzić informacje o niedostępności,
3. w jaki sposób wystawić fakturę,
4. kiedy przesłać ją do KSeF,
5. jak sprawdzić, czy dokument został przyjęty.

Regularnie testować działanie procesu

Nie warto czekać na rzeczywistą awarię.

Firma powinna wcześniej sprawdzić, czy pracownicy potrafią wystawić dokument offline i czy oprogramowanie prawidłowo obsługuje późniejszą wysyłkę.

Najczęstsze błędy, gdy KSeF nie działa

Uznanie każdego problemu za oficjalną awarię

Brak internetu albo błąd programu nie oznacza automatycznie awarii KSeF.

Tryb awaryjny można stosować po opublikowaniu oficjalnego komunikatu. W przypadku problemu po stronie firmy właściwym rozwiązaniem może być offline24.

Traktowanie offline24 jako dokładnie 24 godzin

Termin na wysłanie faktury upływa w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Nie zawsze oznacza to dokładnie jedną dobę.

Wystawienie dowolnego dokumentu PDF

Offline24 nie oznacza możliwości utworzenia zwykłego pliku bez zachowania wymagań KSeF.

Faktura nadal powinna mieć postać elektroniczną i być zgodna z obowiązującą strukturą logiczną.

Wystawienie drugiej faktury po odzyskaniu dostępu

Po przywróceniu połączenia należy przesłać wcześniej przygotowany dokument. Nie powinno się wystawiać nowej faktury dla tej samej sprzedaży.

Brak kontroli statusu wysyłki

Przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy dokument został przyjęty przez KSeF i otrzymał odpowiedni numer.

Brak przygotowanego certyfikatu

Uzyskanie certyfikatu dopiero w momencie problemu może utrudnić prawidłowe przekazanie faktury wystawionej offline.

Brak wewnętrznej procedury

Bez ustalonych zasad łatwo przeoczyć termin wysłania dokumentu albo zastosować niewłaściwy tryb.

Co zrobić, gdy KSeF nie działa? Podsumowanie

Problemy z dostępem do KSeF nie oznaczają, że firma musi przestać wystawiać faktury. System przewiduje kilka rozwiązań pozwalających zachować ciągłość sprzedaży. Najpierw należy ustalić przyczynę problemu. Jeżeli nie działa internet, program księgowy albo połączenie po stronie firmy, można skorzystać z offline24. Fakturę należy wtedy przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Jeżeli Ministerstwo Finansów ogłosi planowaną niedostępność, dokument trzeba przesłać najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu przerwy. W przypadku oficjalnej awarii KSeF obowiązuje tryb awaryjny. Fakturę należy wysłać do systemu w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Awaria całkowita jest sytuacją wyjątkową. Wystawionych podczas niej faktur nie trzeba później przesyłać do KSeF.

Najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie firmy wcześniej: sprawdzenie programu księgowego, uzyskanie odpowiedniego certyfikatu i stworzenie prostej instrukcji dla pracowników. Dzięki temu nawet czasowy brak dostępu do KSeF nie musi powodować chaosu ani zatrzymania procesu fakturowania.

FAQ – najczęściej zadawane pytania, gdy KSeF nie działa

Co zrobić, gdy KSeF nie działa?

Najpierw należy ustalić, czy problem występuje po stronie firmy, czy Ministerstwo Finansów ogłosiło niedostępność albo awarię KSeF. Przy problemach z internetem lub oprogramowaniem można skorzystać z offline24.

Czy offline24 działa tylko podczas awarii?

Nie. Z trybu offline24 może korzystać każdy podatnik. Nie jest wymagane ogłoszenie awarii ani wystąpienie problemów technicznych.

Czy korzystanie z offline24 trzeba zgłosić?

Nie trzeba wcześniej zgłaszać Ministerstwu Finansów zamiaru skorzystania z offline24. Należy jednak prawidłowo wystawić dokument i przesłać go do KSeF w obowiązującym terminie.

Czy offline24 oznacza 24 godziny na wysłanie faktury?

Nie. Fakturę należy wysłać najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Ile czasu jest na wysłanie faktury po awarii KSeF?

Fakturę wystawioną podczas oficjalnej awarii należy przesłać do systemu w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Czy podczas awarii KSeF można wystawić fakturę?

Tak. Podczas oficjalnej awarii można wystawić fakturę w trybie awaryjnym. Dokument powinien mieć postać elektroniczną i być zgodny ze strukturą FA(3).

Czy podczas awarii można przekazać fakturę klientowi?

Tak. W trybie awaryjnym dokument można udostępnić nabywcy w uzgodniony sposób, na przykład elektronicznie lub w formie wydruku.

Czy faktura offline musi mieć kod QR?

Jeżeli faktura jest przekazywana poza KSeF przed przesłaniem jej do systemu, mogą być wymagane dwa kody QR: „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”.

Czy do faktury offline potrzebny jest certyfikat KSeF?

Certyfikat KSeF typu 2 jest potrzebny do wygenerowania kodu umożliwiającego potwierdzenie tożsamości wystawcy.

Czy po odzyskaniu dostępu należy wystawić nową fakturę?

Nie. Do KSeF należy przesłać dokument przygotowany wcześniej w trybie offline. Nie należy wystawiać drugiej faktury dla tej samej sprzedaży.

Czy faktury wystawione podczas awarii całkowitej trzeba przesłać do KSeF?

Nie. Faktur wystawionych podczas oficjalnie ogłoszonej awarii całkowitej nie przesyła się później do KSeF.