Do czego jest potrzebny duplikat faktury VAT?

Najlepsze oferty finansowe dla Twojej firmy

Do czego jest potrzebny duplikat faktury VAT?

drewniana pieczątka z napisem duplikat odbitym na papierze

Odliczasz podatek oraz VAT za firmowe zakupy? Koniecznie musisz zachować fakturę, która taki zakup potwierdzi. Co jednak w przypadku, gdy dokument ulegnie zniszczeniu lub po prostu się zagubi? Czy oznacza to, że o odliczeniu podatku będziesz musiał zapomnieć? Na szczęście nie. Oczywiście o ile dysponujesz duplikatem faktury VAT. Sprawdźmy zatem, czym dokładnie jest ten dokument, kiedy można go wystawić, a także jak należy go księgować.

Czym jest duplikat faktury VAT?

Duplikat faktury VAT to dokument, który działa na takich samych zasadach, jak zwykła faktura VAT. A skoro tak, to po co jest on w ogóle potrzebny?

Za każdym razem, gdy robisz zakupy firmowe, sprzedawca może wystawić fakturę sprzedaży. Dokument ten stanowi dowód zawarcia transakcji, ale i podstawę do odliczenia podatku VAT. Oznacza to, że podczas ewentualnej kontroli skarbowej możesz zostać poproszony o przedstawienie dokumentów, na mocy których dokonałeś odliczenia podatku. Z jednej strony nie powinno być z tym większego problemu, jeśli masz porządek w papierach. Jednak bywa i tak, że faktura ulegnie zniszczeniu lub się zagubi. W takim przypadku albo zrezygnujesz z odliczenia podatku za dany okres, albo zdobędziesz duplikat faktury. Nie trzeba chyba dodawać, że to drugie rozwiązanie jest zdecydowanie bardziej opłacalne, prawda?

Co ważne, różnice pomiędzy fakturą VAT a jej duplikatem są niewielkie. Na obu dokumentach widnieją te same informacje, jedynie w przypadku duplikatu jest data ponownego wystawienia faktury. I oczywiście dopisek „DUPLIKAT”. Co jednak najważniejsze, duplikat faktury stanowi pełnoprawną podstawę do odliczenia podatku VAT.

Dostałeś dokument od kontrahenta i nie wiesz, co z nim zrobić? Sprawdź, czym jest faktura pro forma.

 

Kiedy można wystawić duplikat faktury?

To, w jakich okolicznościach można wystawić duplikat faktury, zostało ściśle określone w ustawie o VAT. Przede wszystkim można zrobić to, gdy oryginalna faktura VAT zaginie lub zostanie zniszczona. Jeśli fakturę VAT stracił podatnik, który ją wcześniej wystawił, może wystawić jej duplikat na podstawie danych, które widnieją na fakturze nabywcy. Natomiast, gdy to nabywca utracił fakturę VAT, to musi zgłosić się do wystawcy danej faktury z wnioskiem o wystawienie jej duplikatu.

Najważniejsze jednak jest to, że nie można wyrobić duplikatu faktury samodzielnie, korzystając na przykład ze skanu faktury VAT czy pliku PDF.

Jednak samo wnioskowanie o wydanie duplikatu faktury nie jest skomplikowane. Tak naprawdę to nawet nie trzeba robić tego w formie pisemnej. W zupełności powinna wystarczyć prośba ustna.

Szukasz sposobów na sfinansowanie firmowych wydatków? Sprawdź Ranking Kredytów dla Firm.

 

Kiedy warto wnioskować o wystawienie duplikatu faktury?

Zacznijmy o tego, że dokumenty typu faktura VAT powinny być przechowywane przez okres co najmniej 5 lat od momentu ich wystawienia. Dopiero po tym czasie okres zobowiązania podatkowego ulega przedawnieniu. Do tego czasu tylko posiadanie faktury VAT stanowi podstawę odliczeń podatkowych. Gdy faktury nie ma, należy dokonać korekty tych deklaracji VAT, w których uwzględniono odliczenia na podstawie brakujących faktur. Dlatego też, aby nie być stratnym finansowo, należy zgłosić się do wystawcy faktury o wystawienie jej duplikatu.

Zastanawiasz się, czym jest cash flow? Sprawdź, czym jest rachunek przepływów pieniężnych czyli inaczej rachunek cash flow.

 

Jak księgować duplikat faktury?

Wiesz już, dlaczego warto sięgać po duplikat faktury. Czas odpowiedzieć sobie na pytanie, jak taki dokument zaksięgować, aby spełnił swoje zadanie.

W przypadku, gdy o duplikat faktury starał się nabywca, wystarczy podpiąć nowy dokument pod oryginalną fakturę. Nie dokonujemy tu żadnej zmiany związanej z księgowaniem, ponieważ pierwotny dokument został już rozliczony. Duplikat faktury jest w takim przypadku potrzebny tylko do potwierdzenia odliczonych kosztów.

Chciałbyś uzyskać gotówkę za faktury sprzedażowe przed ich opłaceniem przez Twojego klienta? Zapoznaj się z faktoringiem, który może znacząco poprawić płynność finansową Twojej firmy.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, gdy oryginalna faktura w ogóle nie dotarła do nabywcy. Wówczas duplikat należy zaksięgować tak jak zwykłą fakturę. Gdy jednak najpierw zaksięgowano fakturę, a dopiero później ona zaginęła, duplikat należy wpiąć w miejsce starego dokumentu. Z kolei braki w dokumentacji należy wyjaśnić poprzez odpowiednią notę korygującą.

Co ważne, gdy odliczyłeś podatek VAT na podstawie pierwotnej faktury, która później zaginęła lub uległa zniszczeniu, nie musisz robić korekty. Trzeba jednak uzyskać duplikat, który będzie stanowił potwierdzenie wcześniejszych odliczeń.

Nie wiesz, jak prawidłowo rozliczyć rabat za szybkie opłacenie faktury VAT? Sprawdź, czym jest skonto i jak należy je rozliczyć.

Faktura VAT to istotny dokument, który stanowi podstawę odliczeń podatkowych. Nie tylko mamy obowiązek go zachować, ale warto także zadbać, aby go przypadkowo nie zniszczyć. A gdy jednak tak się stanie, należy wnioskować o wydanie duplikatu faktury. W przeciwnym razie odliczenia podatkowe nie będą miały podstawy i trzeba będzie z nich zrezygnować.   

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *